Optimierter Rechnungsworkflow mit modernster KI

von | Jan. 6, 2023 | Blog, E-Finance, Success Story Partner

Das internationale Recyclingunternehmen TEXAID implementiert gemeinsam mit unserem Partner fido GmbH & Co. KG smart INVOICE als Brückenkopf der vollständig digitalisierten Rechnungsverarbeitung.

Eine immense Flut an Eingangsrechnungen auf unterschiedlichen Kanälen und an mehreren Niederlassungen in der Schweiz, in Deutschland, Österreich, Bulgarien, Ungarn und den USA – das war die Herausforderung, die der Recyclingspezialist TEXAID meistern wollte.

Mit der Integration von smart INVOICE, der Lösung zur automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung von Insiders, konnte der gesamte Rechnungsworkflow nicht nur digitalisiert, sondern auch optimiert werden, selbstverständlich über mehrere Standorte hinweg und eingangskanalübergreifend.
 
Möglich macht das unsere innovative KI hinter smart INVOICE, die nach der dezentralen Digitalisierung der Eingangsbelege die Informationen aus allen Rechnungen automatisiert ausliest und die relevanten Daten dann gebündelt und strukturiert an die weitere Verarbeitungsstelle im Dokumentenmanagementsystem M‑Files weiterleitet. M‑Files informiert daraufhin die entsprechenden Verantwortlichen und fordert diese zur Freigabe oder Bearbeitung der Belege auf. Im letzten Schritt erfolgt die Übergabe an SAP Business One und gegebenenfalls eine Archivierung.
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  • Die Belege werden beim Eingang an den unterschiedlichen Standorten dezentral digitalisiert
  • smart INVOICE sammelt die Informationen aus allen Rechnungen im Unternehmen und stellt sie ausgelesen und strukturiert zur Verfügung
  • Relevanten Rechnungsinformationen übergibt smart INVOICE anschließend an M-Files.
  • Der Rechnungsworkflow in M-Files startet: Das System informiert die entsprechenden Verantwortlichen und fordert sie zur Freigabe beziehungsweise Bearbeitung auf.
  • Anschließend Üergabe an SAP Business One und gegebenenfalls Archivierung

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„Durch die digitale Rechnungsverarbeitung sparen wir bei uns im Unternehmen viel Zeit und Kosten. Bei bis zu 200 Rechnungen am Tag war es für uns sinnvoll, den Prozess zu automatisieren. So haben wir keinen großen manuellen Aufwand mehr und können die freigewordenen Ressourcen anderweitig nutzen.“

Herr Müller

Projektverantwortlicher, TEXAID

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Im Vergleich zur klassischen, manuellen Rechnungseingangsverarbeitung gehören mit der technologisch führenden KI von smart INVOICE hohe Fehlerquoten und Redundanzen in der Bearbeitung der Vergangenheit an. Zudem profitieren TEXAID und seine Kunden von einer signifikanten Reduktion der Dauer des Rechnungsprozesses. So werden dank der Integration von smart INVOICE in den moderne Rechnungsworkflow wertvolle Ressourcen gespart – ganz im Sinne der Nachhaltigkeit.
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