Internationale Rechnungsverarbeitung bei BSH
„Verarbeitung internationaler Rechnungen mit einem Standardprodukt – so hat uns Insiders von Anfang an überzeugt. Heute verarbeiten wir unsere Eingangsrechnungen in über 30 Ländergesellschaften mit Invoice Management von Insiders – hocheffizient und komfortabel.“
Markus Schweinberger, Abteilungsleitung Bilanzierungsrichtlinien und Grundsätze BSH Hausgeräte GmbH
SIIM – Standardized Incoming Invoice Management
So fiel noch im selben Jahr bei der BSH der Startschuss für das Projekt SIIM (Standardized Incoming Invoice Management). Oberstes Ziel war es, mit einem automatisierten und papierlosen Prozess die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen zu standardisieren, und zwar im gesamten Unternehmen und an allen internationalen Standorten.
Die Entscheidung fiel auf die Lösung Invoice Management von Insiders mit dem Standardprodukt smart INVOICE TABLE. Der universelle Rechnungsleser extrahiert bei der BSH kreditorenunabhängig aus allen eingehenden Rechnungen Kopf‑, Fuß- und die wichtigen Positionsdaten. Zahlreiche logische Prüfungen und intelligente Datenbankabgleiche stellen die hohe Qualität der extrahierten Rechnungsinformationen sicher. Eine Standardschnittstelle übergibt die Daten dann an den nachfolgenden Workflow.
Schneller und effizienter Rechnungsprozess
Entscheidendes Kriterium für den Erfolg des Projektes war von Beginn an eine möglichst kurze Durchlaufzeit der Rechnungen. So wird z. B. bei FI-Rechnungen, also Rechnungen ohne Bestellbezug, bei der BSH heute bereits bei der Erfassung mit smart INVOICE TABLE der Rechnung der im Workflow zuständige Freigeber mitgegeben. Auf diese Weise kann die Rechnung mit der Übergabe an SAP bereits automatisiert an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Die später oft aufwändige Zuordnung im Workflow entfällt, die Rechnung kann sofort geprüft, genehmigt und gebucht werden. Mögliche Skontoverluste gehören damit der Vergangenheit an.
Zugleich werden bei FI-Rechnungen bereits in smart INVOICE TABLE die Kontierungen erfasst. Wenn erforderlich, werden die Rechnungspositionen aufgespalten und den korrekten Sachkonten zugewiesen. Auch dies erspart der BSH das zeitaufwändige Anfassen der Rechnung in späteren Prozessschritten in der Buchhaltung und beschleunigt den Gesamtprozess.
International Roll-out
Today, BSH processes more than 1,600,000 invoices every year via all its national subsidiaries using the Insiders solution. After start-up in Germany and Spain, the solution was launched in the Scandinavian countries of Sweden, Norway, Finland and Denmark, plus the Baltic region with Estonia, Latvia, and Lithuania. They were followed by Poland, Turkey, Russia, China, India, Singapore and South Africa, among others. In between, the Insiders products are in use at BSH in over 30 countries.
The solution’s subsystem capability in particular ensures that it can be deployed internationally. This makes it possible to integrate other national subsidiaries without a great deal of administrative work. BSH is currently in the test phase for use in Malaysia.
The solution’s language independence is of great benefit to BSH in this context. For example, all the characters and currencies for the various countries are already included in the standard product. Country-specific requirements, e.g. checking for VAT compliance, meet all of BSH’s needs. And what is more, to ensure that order correlation also works outside of the Euro zone, two currencies are extracted if required, i.e. the order currency and the national currency.
Intelligentes Prozesscontrolling
Ein umfassendes Controlling ermöglicht ein Überwachen und Steuern des gesamten Rechnungsprozesses und unterstützt die BSH bei Optimierungen im laufenden Systembetrieb. Übersichtliche und intuitive graphische Reports liefern vollständige, transparente und stets aktuelle Informationen über den Verarbeitungsprozess. Damit bleibt die Performanz der Rechnungsverarbeitung stets im Blick, zudem können die Mitarbeiter der BSH zum Status aller Rechnungen jederzeit Auskunft geben.