Einheitliche Sichtbelege über alle Formate hinweg
Aktuell bewegt wohl kaum ein Thema im Bereich der kaufmännischen Prozesse die Gemüter so stark, wie der seit dem Jahresbeginn 2025 verpflichtende Empfang von E‑Rechnungsformaten. Auch wenn der Fokus bei der E‑Rechnung auf der Automatisierung von Prozessen liegt, wird ein Element in der Prozesskette zur Verarbeitung von E‑Rechnungen oft vernachlässigt: die Bedienfreundlichkeit. Denn wo die Dunkelverarbeitung nicht gewollt oder möglich ist, bleibt es in der Praxis bei einer manuellen Prüfung und Freigabe von Rechnungen durch den Menschen.
Leider erzeugt die Vielzahl an E‑Invoicing-Standards im nationalen und internationalen Rechnungsverkehr auch beim Thema Sichtbeleg Probleme. Die unterschiedlichen E‑Rechnungsformate kommen teilweise – wie bei ZUGFeRD – mit einer klassischen beleghaften Darstellung der Rechnung als PDF, teilweise aber auch ohne – wie bei der deutschen XRechnung oder der italienischen Fattura PA.
Für die inhaltliche und fachliche Prüfung einer Rechnung durch die Mitarbeitenden in den Unternehmen ist das maschinenlesbare XML-Format der E‑Rechnung wenig geeignet. Menschen wollen Rechnungsbelege in der für sie bekannten Form zur Prüfung bekommen. Ein fehlender Sichtbeleg stört den Freigabeprozesse erheblich.
Selbst wenn Sichtbelege bei der E‑Rechnung mitgeliefert werden, unterscheiden sich diese in der Regel in Aufbereitung, Gestaltung und Layout deutlich voneinander und sind oft unübersichtlich. Die User müssen somit immer wieder das jeweilige Rechnungslayout verstehen und die relevanten Informationen zur Prüfung entsprechend suchen – ein nicht zu unterschätzender Aufwand.
Zudem ist der ggf. mitgelieferte Sichtbeleg nicht rechtlich bindend und wie die Praxis zeigt – insbesondere bei ZUGFeRD – immer wieder auch einmal fehlerhaft. Für die Verarbeitung einer E‑Rechnung und damit auch für eine manuelle Prüfung und Freigabe ist ausschließlich der digitale Datensatz relevant.
Zwar kann mit geeigneten Softwarelösungen – beispielsweise mit unserer Lösung e‑invoice pro – geprüft werden, ob die Inhalte des mitgelieferten PDF-Sichtbelegs mit den Daten des XML-Datensatzes übereinstimmen, doch auf welche Weise soll dem User bei Diskrepanzen der korrekte Datensatz angezeigt werden?
Unsere Lösung zum umfassenden E‑Rechnungsmanagement wird daher zukünftig folgende Option bieten: unabhängig vom Eingangsformat wird basierend auf dem XML-Datensatz – automatisiert und auditierbar – ein einheitlicher Sichtbeleg in PDF-Form erzeugt und für die User zur visuellen Prüfung angeboten.
Ein beispielsweise bei ZUGFeRD mitgeliefertes PDF kann wahlweise verworfen, nach einem optionalen Abgleich mit dem XML-Datensatz im Fehlerfall gemeldet oder als zusätzlicher Beleg mitgeführt werden.
Vier wesentliche Vorteile des einheitlichen Sichtbelegs
- Die User bekommen immer einen einheitlich formatierten Sichtbeleg zur Prüfung und Freigabe, auf dem sie alle relevanten Felder und Positionen immer an den gleichen Stellen vorfinden – auch bei internationalen E‑Invoice-Formaten. Das vereinfacht die manuelle Prüfung deutlich.
- Der neu generierte, einheitliche Sichtbeleg kann auch unabhängig von dem eigentlichen XML-Datensatz der E‑Rechnung in verschiedensten Anwendungen genutzt werden. Beispiele hierfür sind die Zuordnung zu Kunden- oder Lieferantenakten oder zu Projektunterlagen. In diesen Fällen geht es in der Regel um Dokumentationszwecke und alle betroffenen Systeme werden PDF anzeigen können.
- Bei der langfristigen Aufbewahrung im Sinne der revisionssicheren Archivierung ist der strukturierte Datensatz rechtlich bindend. Allerdings ist der generierte PDF-Sichtbeleg eine sinnvolle Ergänzung des XML-Datensatzes, da er auch archiviert für den Menschen einfach lesbar sein wird.
- Last but not least ist der von e‑invoice pro generierte Sichtbeleg weitestgehend barrierefrei und kann damit auch von Mitarbeitenden genutzt werden, die auf einen barrierefreien Arbeitsplatz angewiesen sind.
„Ohne einen verlässlichen und einheit- lichen Sichtbeleg für die inhaltliche Prüfung und Freigabe ist die E‑Rechnung wenig praxistauglich. Menschen wollen Belege und kein XML.“
Tobias Widmann
Product Owner E‑Finance und Experte für E‑Rechnungen, Insiders Technologies GmbH
Der neugenerierte Sichtbeleg bietet alle relevanten Informationen im notwendigen Umfang kompakt und übersichtlich an. Er unterscheidet sich damit deutlich von bisher auf dem Markt angebotenen Technologien, die – wenig praxistauglich – selbst für kurze Rechnungen oft mehrseitige Sichtbelege generieren.
Für unsere Kunden und Partner wird es zudem die Möglichkeit geben, per Customizing den Umfang des Sichtbelegs zu bestimmen sowie dessen Design mit Farben, Schriften usw. selbst festzulegen.
Zudem bietet unsere Lösung den Vorteil, auch für internationale Formate übergreifend einheitliche Sichtbelege erzeugen zu können. Das sorgt für Effizienz in der Nutzung und baut Hürden beim Verständnis ausländischer Belege ab.
