Ab dem 01.01.2025 müssen Unter­nehmen im B2B-Bereich neue Anfor­de­rungen an Ihre Rech­nungen umsetzen. Was die E‑Rechnungspflicht konkret bedeutet, haben wir über­sicht­lich für Sie zusam­men­ge­fasst. Vorneweg: Mit Insiders und unseren stan­dar­di­sierte Lösungen für den modernen Rech­nungs­aus­tausch und eine hoch­ef­fi­zi­ente, intel­li­gente Rech­nungs­ver­ar­bei­tung sind Sie schon jetzt für alle Ver­än­de­rungen bestens vor­be­reitet. 

Die E‑Rechnungspflicht über­sicht­lich für Sie zusam­men­ge­fasst.

• Pflicht offiziell ab 2025
• Über­gangs­fristen bis 2028
• E‑Rechnungen müssen EN 16931 ent­spre­chen
• PDFs & Mails sind keine E‑Rechnungen

Gesetz­liche Anfor­de­rungen und Defi­ni­tion einer elek­tro­ni­schen Rechnung

Was ist eine E‑Rechnung?

Laut der aktuellen E‑Rechnungsverordnung ist eine elek­tro­ni­sche Rechnung eine Rechnung, die in einem struk­tu­rierten elek­tro­ni­schen Format aus­ge­stellt, über­mit­telt und empfangen wird. Dadurch ist eine auto­ma­ti­sche und elek­tro­ni­sche Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung pro­blemlos möglich. E‑Rechnungen sind also immer zunächst einmal maschi­nen­lesbar. Insiders bietet Ihnen jedoch bequem die Option, einen men­schen­les­baren Sicht­beleg zu erstellen.

Das struk­tu­rierte elek­tro­ni­sche Format der E‑Rechnung muss der euro­päi­schen Norm für die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung (EN 16931) und der in der EU-Richt­linie erlaubten Syntaxen ent­spre­chen. Diese sind UBL und UN/CEFACT CII.

Der Gesetz­geber gestattet zusätz­lich aber auch, dass Rech­nungs­aus­steller und Rech­nungs­emp­fänger indi­vi­duell ver­ein­baren, in welchem Format der Rech­nungs­aus­tausch zwischen ihnen geschieht. Vor­aus­set­zung für diesen Weg ist, dass das ver­wen­dete Format ebenfalls die korrekte und voll­stän­dige Extrak­tion aller nach dem UStG erfor­der­li­chen Angaben aus der E‑Rechnung in ein Format ermög­licht, das wiederum der Norm EN 16931 ent­spricht oder mit dieser inter­ope­rabel ist.

Und was ist keine E‑Rechnung?

Nur, weil eine Rechnung schon jetzt elek­tro­nisch bei Ihnen eintrifft oder Sie sie elek­tro­nisch versenden, ist diese ab dem 01.01.2025 keine offi­zi­elle „Elek­tro­ni­sche Rechnung“. Als „Sonstige Rech­nungen“ gelten nämlich ab dem 01.02.2025 alle Rech­nungen in Papier­form oder in elek­tro­ni­schen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG ent­spre­chen. Darunter fallen z.B. auch PDF-Rech­nungen oder Emails mit Rech­nungs­pflicht­an­gaben.

Daher ist es wichtig, eine effi­zi­ente und flexible Lösung zu nutzen, die sowohl die elek­tro­ni­schen Rech­nungen nach den engen gesetz­li­chen Vorgaben als auch „Sonstige Rech­nungen“ für Sie voll­ständig auto­ma­ti­siert ver­ar­beitet. Vermeiden Sie res­sour­cen­in­ten­sive hybride Strecken und setzen Sie auf die Insiders Lösung, die beide Wege in einem einzigen System vereint: effizient, intel­li­gent und res­sour­cen­scho­nend.

Für wen gilt die E‑Rechnungspflicht?

Die E‑Rechnungspflicht betrifft in Deutsch­land derzeit (August 2024) nur Trans­ak­tionen zwischen Unter­nehmen (B2B), wobei sowohl das leistende Unter­nehmen als auch der Leis­tungs­emp­fänger in Deutsch­land ansässig sein müssen. Auch Gut­schriften fallen unter die E‑Rechnungspflicht.

Stichtag und Über­gangs­fristen für die E‑Rechnungspflicht

Die Ein­füh­rung der E‑Rechnung im B2B-Bereich wird ab dem 01.01.2025 ver­pflich­tend. Es gibt jedoch Über­gangs­fristen gemäß § 27 Abs. 39 UStG, die es Ihnen erleich­tern, sich auf die neuen Anfor­de­rungen ein­zu­stellen.

Bis zum 31.12.2026 dürfen Sie für B2B-Umsätze von 2025 und 2026 weiterhin Papier­rech­nungen versenden und empfangen. Auch PDFs, Email-Rech­nungen oder elek­tro­ni­sche Rech­nungen, die nicht den neuen Vorgaben ent­spre­chen, sind ganz wie bisher noch zulässig, sofern der Empfänger ein­ver­standen ist.

Bis zum 31.12.2027 dürfen dann nur noch die­je­nigen Rech­nungs­aus­steller Papier­rech­nungen und andere nicht EN 16931-konforme Rech­nungen versenden, die einen Vor­jah­res­um­satz (Gesamt­um­satz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR haben.

Ab dem 01.01.2028 sind die neuen Anfor­de­rungen an die E‑Rechnungen und ihre Über­mitt­lungs­wege schließ­lich zwingend für alle ein­zu­halten.

Warten Sie also lieber nicht bis zum letzten Moment mit Ihrer Umstel­lung auf die EU-konforme elek­tro­ni­sche Rechnung und nutzen Sie mit Insiders schon jetzt die zahl­rei­chen Vorteile der E‑Rechnung für sich und Ihr Unter­nehmen.

Wie Insiders Tech­no­lo­gies Ihnen helfen kann

Insiders Tech­no­lo­gies unter­stützt alle gängigen E‑Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD, FacturX, FA(2), Fattura PA und mehr, und bietet Ihnen ein flexibles Portfolio für Ihre moderne Rech­nungs­ver­ar­bei­tung inklusive Rech­nungs­ver­sand und Rech­nungs­emp­fang sowie eine bequeme Anbindung an die wich­tigsten Rech­nungs­por­tale und ‑netzwerke wie Peppol.

Unsere Lösungen lassen sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme inte­grieren und sorgen für einen rei­bungs­losen Übergang zur E‑Rechnung.

Wir behalten für Sie die recht­li­chen Ent­wick­lungen im Blick und passen unser Service und unsere Produkte stets an die aktu­ellsten Gege­ben­heiten an. So können Sie die E‑Rechnungspflicht als Chance nutzen und den Neue­rungen entspannt ent­ge­gen­bli­cken.

Unser Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beant­worten und Ihnen bei der Umstel­lung auf E‑Rechnungen zu helfen.

Kon­tak­tieren Sie uns für eine indi­vi­du­elle Beratung und erfahren Sie, wie wir gemeinsam Ihre Rech­nungs­pro­zesse opti­mieren können.

Mit uns sind Sie bereit für die E‑Rechnung!