Weniger als die Hälfte der deutschen Unter­nehmen kann aktuell E‑Rechnungen empfangen – trotz Pflicht ab 2025. Insiders empfiehlt flexible Lösungen, die Standards inte­grieren und ein umfas­sendes, digitales Rech­nungs­ma­nage­ment ermög­li­chen.

Insiders betont ange­sichts einer aktuellen Studie des Digi­tal­ver­bands Bitkom – wonach die Umsetzung der E‑Rechnungspflicht trotz her­an­na­hendem Stichtag bisher eher schlep­pend vorangeht – die Not­wen­dig­keit einer ganz­heit­li­chen, intel­li­genten Lösung im Rech­nungs­ma­nage­ment, die neben Empfang und Versand neue Mög­lich­keiten zur Auto­ma­ti­sie­rung und Prüfung eröffnet und auch die Neben­läu­fig­keit der ver­schie­denen Formate und Kanäle bewältigt.

Die Ein­füh­rung des ver­pflich­tenden Empfangs von E‑Rechnungen im Geschäfts­ver­kehr ab dem 1. Januar 2025 steht unmit­telbar bevor. Dennoch kann bisher weniger als die Hälfte – 45 Prozent – der deutschen Unter­nehmen E‑Rechnungen empfangen. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Umfrage des Digi­tal­ver­bands Bitkom. Insiders sieht darin einen drin­genden Hand­lungs­be­darf und weist auf die zentrale Bedeutung flexibler und zukunfts­si­cherer Lösungen hin.

Die reprä­sen­ta­tive Bitkom-Studie, für die 1.103 Unter­nehmen ab 20 Beschäf­tigten in Deutsch­land befragt wurden, zeigt, dass viele Unter­nehmen mit der Vielzahl an Standards und Trans­port­wegen beim Empfang von E‑Rechnungen kämpfen. E‑Mail bleibt weiterhin der Haupt­kanal für Rech­nungen – laut Studie nutzen praktisch alle Unter­nehmen derzeit den Rech­nungs­ver­sand per E‑Mail, bei­spiels­weise in Form von PDF-Dateien – mehr als die Hälfte greift noch auf Briefpost zurück. Größere Unter­nehmen setzen zunehmend auf stan­dar­di­sierte Verfahren wie Peppol. Um diese Anfor­de­rungen zu erfüllen, sind Lösungen notwendig, die alle gängigen Standards und Formate abdecken und gleich­zeitig flexibel auf unter­schied­liche Unter­neh­mens­an­for­de­rungen reagieren können.

Darüber hinaus geht E‑Invoicing weit über den reinen Empfang und Versand hinaus. Zu den zentralen Mehr­werten zählen die auto­ma­ti­sierte formale und inhalt­liche Prüfung von Rech­nungs­in­halten, die Erkennung von Anomalien, Dun­kel­ver­ar­bei­tung bei korrektem Bestell­bezug, die Inte­gra­tion in Frei­ga­be­pro­zesse sowie die Auto­kon­tie­rung. Ein umfas­sendes Rech­nungs­ma­nage­ment, wie der 360-Grad-Ansatz, den Insiders verfolgt, wird für Unter­nehmen zu einem ent­schei­denden Wett­be­werbs­vor­teil.

Die Studie unter­streicht auch, dass eine hybride Realität aus E‑Rechnungen, klas­si­schen PDF-Rech­nungen und Papier­be­legen noch über Jahre hinweg bestehen bleibt. Unter­nehmen benötigen daher Lösungen, die eine ein­heit­liche Ver­ar­bei­tung über alle Kanäle und Formate hinweg ermög­li­chen und gleich­zeitig die gesetz­li­chen Anfor­de­rungen der E‑Rechnungspflicht erfüllen.

Dr. Maxi­mi­lian Schwenger, Leiter der Ent­wick­lung E‑Finance bei Insiders, betont: „Die Ergeb­nisse der Bitkom-Studie zeigen, dass Unter­nehmen sich dringend auf die E‑Rechnungspflicht vor­be­reiten müssen. Es reicht nicht, nur einzelne Formate oder Kanäle zu berück­sich­tigen. Eine moderne Rech­nungs­ma­nage­ment-Lösung muss Standards wie Peppol oder ZUGFeRD ebenso unter­stützen wie hybride Szenarien mit PDF- oder Papier­be­legen. Nur so lassen sich Prozesse wirklich auto­ma­ti­sieren und Effi­zi­enz­ge­winne erzielen.“

Insiders unter­stützt Unter­nehmen dabei, diese Her­aus­for­de­rungen zu meistern. Mit intel­li­genten E‑In­voi­cing-Lösungen, die sowohl eine nahtlose Inte­gra­tion in bestehende IT-Systeme als auch die Auto­ma­ti­sie­rung von End-to-End-Prozessen ermög­li­chen, bietet das Unter­nehmen seinen Kunden die Basis für ein effi­zi­entes und rechts­si­cheres Rech­nungs­ma­nage­ment.