Kundenzufriedenheit durch KI-gestützte Bestellannahme
Phoenix Contact schafft mit KI einen automatisierten Workflow zur Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Bestelleingang und Rechnungen. Prozesse konnten deutlich optimiert und Abläufe beschleunigt werden.
Insiders berichtet gemeinsam mit Phoenix Contact über die erfolgreiche Einführung des KI-basierten Produktes smart ORDER zur automatisierten Bestellverarbeitung.
Phoenix Contact entwickelt seit 1923 innovative Produkte zur Verbindung, Verteilung oder Steuerung von Energie- oder Datenflüssen und agiert als Familienunternehmen mit weltweit 22.000 Mitarbeitenden global. Obwohl EDI für die Bestellübermittlung an Bedeutung gewinnt, gehen täglich mehr als eintausend Aufträge über verschiedene Kanäle als PDF ein, die oft hunderte von Bestellpositionen enthalten. Die taggleiche Verarbeitung in der Bestellannahme wird neben der schieren Menge an Aufträgen durch die Möglichkeit von individuellen Kundenanforderungen – einem besonderen Wettbewerbsvorteil von Phoenix Contact – erschwert. Die bisher manuelle Abwicklung bedeutete einen hohen Zeitaufwand und war fehleranfällig.
Nutzen für den Kunden
- Einheitliche Lösung für sämtliche Anwenderinnen und Anwender des Unternehmens und seiner Gesellschaften
- Prozessoptimierung und Beschleunigung der Abläufe
- Reduzierte Fehleranfälligkeit
- Taggleiche Bestellabwicklung nun die Regel
- Flexibilität bei der Bestellung bleibt für Kunden erhalten
- Plattform für weitere Innovationen im Beleg-Handling
„Mit Insiders Technologies hat man einen Dienstleister an der Hand, der weiß, was er tut und sich Zeit für den Kunden nimmt. Sowohl die kaufmännische als auch technische Beratung haben uns überzeugt, der Support ist kompetent und schnell, wenn mal der Schuh drückt.“
Stefan Kirchhoff
Digital Processes and Solutions, Phoenix Contact GmbH & Co. KG
Herausforderungen
- Hohes Bestellaufkommen mit teilweise hunderten von Bestellpositionen pro Auftrag
- Breites Artikelspektrum mit vielen Konfigurationsmöglichkeiten
- Taggleiche Bestellverarbeitung als Regelfall ermöglichen
- Integration in SAP-Prozesse und Systemlandschaft
- Globale, mehrsprachige Gesellschaften sollen mit einheitlicher Lösung arbeiten
„Wir können die Lösung von Insiders Technologies empfehlen. Wir haben jetzt ein einheitliches Tool, das von allen Mitarbeitenden genutzt werden kann und unsere Prozesse beschleunigt.“
Stefan Kirchhoff
Digital Processes and Solutions, Phoenix Contact GmbH & Co. KG
Um die Bestellannahme zu automatisieren, entschied man sich für die smart-Produktfamilie von Insiders, die neben KI-gestützter Datenerkennung und selbstlernender Software über umfangreiche Möglichkeiten zur individuellen Erweiterung verfügt. Der Service für die automatisierte Bestellverarbeitung smart ORDER gleicht basierend auf einem Freiformansatz Kundenstamm- und Artikeldaten intelligent ab und erfasst alle bestellrelevanten Daten unabhängig von der Form und ihrer Platzierung auf der Bestellung. Dabei werden fehlende oder unleserliche Informationen an einen Nachbearbeiter („Human-in-the-Loop“) weitergeleitet. Nach Extraktion und Klassifizierung werden die Daten an das SAP-System übergeben
Zusammen mit der Integration von smart INVOICE zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen entstand bei Phoenix Contact eine homogene Systemlandschaft im gesamten Konzern. Phoenix Contact hat durch die smart-Produktfamilie von Insiders nun einen deutlich verringerten Aufwand für die Nachbearbeitung von Belegen, was viele Geschäftsprozesse in O2C und P2P beschleunigt. Reduzierte Fehleranfälligkeit, mehr Sicherheit und Arbeitserleichterung für die Mitarbeitenden sowie effizientere und beschleunigte Prozesse steigern den Geschäftserfolg und die Kundenzufriedenheit. Für die Zukunft plant Phoenix Contact bereits die Ausweitung der Nutzung der smart-Komponenten für weitere Innovationen im Beleg-Handling.
