Phoenix Contact ent­wi­ckelt seit 1923 elek­tro­ni­sche Produkte zur Ver­bin­dung, Ver­tei­lung oder Steuerung von Energie- oder Daten­flüssen und agiert als Fami­li­en­un­ter­nehmen mit weltweit 22.000 Mit­ar­bei­tenden global. Obwohl EDI für die Bestell­über­mitt­lung an Bedeutung gewinnt, gehen täglich mehr als ein­tau­send Aufträge über ver­schie­dene Kanäle als PDF ein, die oft hunderte von Bestell­po­si­tionen enthalten. Die tag­gleiche Ver­ar­bei­tung in der Bestell­an­nahme wird neben der schieren Menge an Aufträgen durch die Mög­lich­keit von sehr indi­vi­du­ellen Kun­den­an­for­de­rungen – einem beson­derer Wett­be­werbs­vor­teil von Phoenix Contact – erschwert. Die bisher manuelle Abwick­lung bedeutete einen hohen Zeit­auf­wand und war feh­ler­an­fällig.

Um die Bestell­an­nahme zu auto­ma­ti­sieren, entschied man sich für die smart-Pro­dukt­fa­milie von Insiders Tech­no­lo­gies, die neben KI-gestützter Daten­er­ken­nung und selbst­ler­nender Software über umfang­reiche Mög­lich­keiten zur indi­vi­du­ellen Erwei­te­rung verfügt. Der Service für die auto­ma­ti­sierte Bestell­ver­ar­bei­tung smart ORDER gleicht basierend auf einem Frei­form­an­satz Kun­den­stamm- und Arti­kel­daten intel­li­gent ab und erfasst alle bestell­re­le­vanten Daten unab­hängig von der Form und ihrer Plat­zie­rung auf der Bestel­lung. Dabei werden fehlende oder unle­ser­liche Infor­ma­tionen an einen Nach­be­ar­beiter („Human-in-the-Loop“) wei­ter­ge­leitet. Nach Extrak­tion und Klas­si­fi­zie­rung werden die Daten an das SAP-System übergeben.

„Wir können die Lösung von Insiders Tech­no­lo­gies empfehlen. Wir haben jetzt ein ein­heit­li­ches Tool, das von allen Mit­ar­bei­tenden genutzt werden kann und unsere Prozesse beschleu­nigt“

lobt Stefan Kirchhoff, Digital Process and Solutions Manager bei Phonix Contact die neue Lösung. „Mit Insiders Tech­no­lo­gies hat man einen Dienst­leister an der Hand, der weiß, was er tut und sich Zeit für den Kunden nimmt. Sowohl die kauf­män­ni­sche als auch die tech­ni­sche Beratung haben uns überzeugt, der Support ist kompetent und schnell, wenn mal der Schuh drückt.“

Zusammen mit der Inte­gra­tion von smart INVOICE zur Ver­ar­bei­tung von Ein­gangs­rech­nungen und Lie­fer­scheinen entstand bei Phoenix Contact eine homogene Sys­tem­land­schaft im gesamten Konzern. Phoenix Contact hat durch die smart-Pro­dukt­fa­milie von Insiders Tech­no­lo­gies nun einen deutlich ver­rin­gerten Aufwand für die Nach­be­ar­bei­tung von Belegen, was viele Geschäfts­pro­zesse in O2C und P2P beschleu­nigt. Redu­zierte Feh­ler­an­fäl­lig­keit, mehr Sicher­heit und Arbeits­er­leich­te­rung für die Mit­ar­bei­tenden sowie effi­zi­en­tere und beschleu­nigte Prozesse steigern den Geschäfts­er­folg und die Kun­den­zu­frie­den­heit. Für die Zukunft plant Phoenix Contact bereits die Aus­wei­tung der Nutzung der smart-Kom­po­nenten für weitere Inno­va­tionen im Beleg-Handling.