EU AI Act und Dokumentenverarbeitung: Warum Insiders Kunden entspannt bleiben können
Setzt Ihr Unternehmen KI zur Dokumenten- oder Rechnungsverarbeitung ein – und wissen Sie, wie diese Systeme nach dem EU AI Act einzustufen sind? Ab dem 2. August 2026 beginnt die Durchsetzung zentraler Pflichten der KI-Verordnung, und viele Unternehmen prüfen gerade, welche ihrer KI-gestützten Prozesse betroffen sind.
Für unsere OmnIA-Kunden haben wir diese Prüfung bereits vorgenommen. Das Ergebnis, dokumentiert in einem eigenen Informationsblatt: OmnIA fällt in die sicherste Kategorie. Die Bewertung beruht auf der Checkliste „Konformitätsanforderungen aus der KI-Verordnung“ und berücksichtigt die Leitlinien der EU-Kommission zur Definition von KI-Systemen sowie zu verbotenen Praktiken. Sie ist damit keine Bauchentscheidung, sondern nachvollziehbar begründet, und Kunden können sie bei Bedarf einsehen.
Wie OmnIA Künstliche Intelligenz einsetzt
OmnIA verarbeitet eingehende Geschäftsdokumente automatisiert. Dabei kommen Verfahren des maschinellen Lernens für eng umrissene, fachliche Aufgaben zum Einsatz, nicht für ein KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck, das beliebig einsetzbar wäre.
Wo die KI konkret arbeitet
Drei Aufgaben stehen im Zentrum:
- Die Klassifizierung eingehender Dokumente nach Dokument- oder Vorgangsart, etwa Rechnung, Lieferschein oder Vertrag
- Die Extraktion und Strukturierung von Inhalten aus unstrukturierten Dokumenten, also die Umwandlung in strukturierte Daten
- Die Validierung und Anreicherung der erkannten Daten zur Weiterverarbeitung in Fachprozessen wie Purchase-to-Pay, Posteingang oder E‑Rechnung.
Der Funktionsumfang bleibt auf diese Aufgaben begrenzt. OmnIA trifft keine eigenständigen Entscheidungen über natürliche Personen.
Was das für Insiders Kunden bedeutet
OmnIA ist ein KI-System im Sinne von Art. 3 Nr. 1 KI-VO, die Verordnung ist also anwendbar. Verbotene Praktiken wie Manipulation, Social Scoring oder biometrische Kategorisierung kommen nicht vor. Auch als Hochrisiko-KI ist OmnIA nicht einzustufen: Es gibt weder ein produktbezogenes Hochrisiko noch einen Anwendungsfall aus Anhang III, also keine Berührung mit Biometrie, kritischer Infrastruktur, Bildung, Beschäftigung oder grundlegenden Diensten. Weil OmnIA zudem nicht direkt mit Personen interagiert und keine synthetischen Inhalte erzeugt, greifen auch die Transparenzpflichten nach Art. 50 nicht. Der Einsatz von OmnIA in der EU ist damit nach der KI-VO uneingeschränkt zulässig.
Für Sie als Kunde heißt das: Sie müssen die Pflichten für Hochrisiko-KI nicht erfüllen, insbesondere nicht:
- Risikomanagement
- technische Dokumentation
- CE-Kennzeichnung
- gesonderte menschliche Aufsicht
OmnIA trifft keine automatisierten Entscheidungen über Personen mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO, und es findet kein Profiling statt.
Datenschutz und Informationssicherheit sind davon unabhängig abgesichert: über einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie über die Zertifizierungen ISO/IEC 27001 und das BSI C5 Typ 2 Testat für den Betrieb unserer Cloud-Services.
Welche Pflichten dennoch bestehen
Eine Verpflichtung gilt unabhängig von der Risikoklasse und betrifft damit auch OmnIA-Kunden: die KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO. Seit dem 2. Februar 2025 müssen Personen, die KI-Systeme betreiben oder nutzen, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Diese Pflicht trifft Anbieter und Betreiber gleichermaßen, bei OmnIA also uns als Anbieter und Sie als Kunde, sobald Sie die Lösung Ihren eigenen Kunden oder Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Sorgen Sie daher für eine angemessene Schulung Ihrer Anwenderinnen und Anwender, auch wenn OmnIA selbst kein Hochrisiko-System ist.
Fazit
Wer OmnIA für Dokumentenklassifizierung, Datenextraktion oder Rechnungsverarbeitung einsetzt, bewegt sich nach aktuellem Stand der KI-VO im Bereich minimales Risiko: ohne zusätzliche Produkt- oder Transparenzpflichten, mit klar geregeltem Datenschutz und ohne automatisierte Entscheidungen über Personen. Die einzige Pflicht, die Sie aktiv mitgestalten müssen, ist die KI-Kompetenz Ihrer Anwenderinnen und Anwender.
Die vollständige Transparenzinformation zu OmnIA mit allen Prüfschritten steht Ihnen als Download zur Verfügung. Sprechen Sie uns an, wenn Sie die Bewertung für Ihre eigene Compliance-Dokumentation benötigen.
Informationsblatt herunterladen:
FAQs
Ist KI-gestützte Dokumentenverarbeitung automatisch eine Hochrisiko-KI nach dem AI Act?
Nein. Die Risikoklasse hängt vom konkreten Anwendungsfall ab, nicht allein vom Einsatz von KI. Dokumentenverarbeitung für Purchase-to-Pay, Posteingang oder E‑Rechnung fällt nicht unter die Hochrisiko-Anwendungsfälle aus Anhang III der KI-VO, solange keine Entscheidungen über Personen in sensiblen Bereichen wie Beschäftigung, Bildung oder grundlegenden Diensten getroffen werden.
Gilt die EU-KI-Verordnung auch für OCR und Rechnungserkennung?
Ja, sobald Verfahren des maschinellen Lernens zum Einsatz kommen, gilt eine Lösung in der Regel als KI-System nach Art. 3 Nr. 1 KI-VO. Das bedeutet aber nicht automatisch besondere Pflichten. Die Einstufung nach Risikoklasse entscheidet, welche Anforderungen greifen.
Welche Pflichten bestehen bei KI-Compliance in der Dokumentenverarbeitung, wenn kein Hochrisiko-System vorliegt?
Bei minimalem Risiko entfallen die besonderen Pflichten für Hochrisiko-KI wie Risikomanagement, technische Dokumentation, CE-Kennzeichnung oder menschliche Aufsicht. Bestehen bleibt die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO, die für Anbieter und Betreiber aller Risikoklassen gilt.
Was bedeutet die Einstufung als Hochrisiko-KI für Unternehmen konkret?
Hochrisiko-KI-Systeme unterliegen unter anderem Pflichten zu Risikomanagement, Datenqualität, technischer Dokumentation, Protokollierung, menschlicher Aufsicht und CE-Kennzeichnung. Diese Pflichten gelten für Anwendungsfälle aus Anhang III der KI-VO, etwa in den Bereichen Biometrie, kritische Infrastruktur, Bildung, Beschäftigung oder grundlegende Dienste, nicht für die dokumentzentrierte Automatisierung, wie sie OmnIA bereitstellt.
Wie ist OmnIA von Insiders Technologies nach dem EU AI Act eingestuft?
OmnIA ist als KI-System mit minimalem Risiko eingestuft: kein Hochrisiko-System, keine verbotene Praktik, keine besonderen Transparenzpflichten nach Art. 50. Der Einsatz in der EU ist uneingeschränkt zulässig. Die vollständige Einstufung mit allen Prüfschritten dokumentiert das Informationsblatt „Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Einordnung nach der EU-KI-Verordnung“.