Auto­ma­ti­siertes Rech­nungs­wesen

Im Rech­nungs­wesen der MAN Truck & Bus SE gingen ca. 345.000 Papier­rech­nungen im Jahr ein, die größ­ten­teils per Hand bear­beitet wurden. Infor­ma­tionen zu Kre­di­toren mussten nach­ge­schlagen, die für den weiteren SAP-gestützten Ablauf not­wen­digen Rech­nungs­daten manuell in SAP ein­ge­geben werden. Dies resul­tierte in hohen Kosten pro bear­bei­teter Rechnung. Zeit­gleich strebte die MAN Truck & Bus SE die zuneh­mende Kon­so­li­die­rung der kre­di­to­ri­schen Rech­nungs­pro­zesse an. Die Rech­nungs­ein­gangs­ver­ar­bei­tung sollte über inter­na­tio­nale Standorte hinweg optimiert, stan­dar­di­siert und örtlich fle­xi­bi­li­siert werden, so dass die einzelnen Schritte der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung auch stand­ort­un­ab­hängig durch­ge­führt werden konnten.

Die MAN Truck & Bus SE plante daher die Umsetzung eines durch­gängig elek­tro­ni­schen Prozesses von Rech­nungs­ein­gang bis Zahlung inklusive Archi­vie­rung. Der manuelle Aufwand sollte auf ein Minimum reduziert werden bei gleich­zei­tiger Erhöhung der Leis­tungs­qua­lität. Für die gesamte MAN Gruppe sollte eine Grundlage für eine voll­au­to­ma­ti­sierte Rech­nungs­ein­gangs­ver­ar­bei­tung geschaffen werden.

Unab­hän­gig­keit und Fle­xi­bi­lität

Die MAN Truck & Bus SE hat mit der Lösung Invoice Manage­ment for SAP von Insiders einen per­for­manten und durch­gän­gigen elek­tro­ni­schen Prozess zur Rech­nungs­ein­gangs­ver­ar­bei­tung rea­li­siert. Die Stan­dard­lö­sung liefert einen uni­ver­sellen kre­di­to­ren­un­ab­hän­gigen Rech­nungs­leser basierend auf intel­li­genten Daten­bank­ab­glei­chen. Die Daten­er­ken­nung mit smart INVOICE erfolgt unab­hängig von den ver­schie­denen Rech­nungs­lay­outs der unter­schied­li­chen Kre­di­toren. Für neue Kre­di­toren muss keine eigene Doku­ment­de­fi­ni­tion vor­ge­nommen werden. Rech­nungs­we­sen­spe­zi­fi­sche Logik­prü­fungen, wie z. B. län­der­spe­zi­fi­sche USt-Kon­for­mi­täts­prü­fungen, sorgen für zusätz­liche Sicher­heit. Des Weiteren dienen Stamm- und Bewe­gungs­daten aus SAP zur Qua­li­täts­si­che­rung. Alle für den Geschäfts­pro­zess not­wen­digen Infor­ma­tionen aus ein­ge­henden Rech­nungen werden auto­ma­ti­siert erfasst, revi­si­ons­si­cher an das SAP-System übergeben und dort pro­zess­kon­form bis zur Freigabe und Buchung wei­ter­ver­ar­beitet.

 

Die für die ver­schie­denen Standorte und Geschäfts­ein­heiten unter­schied­li­chen Buchungs­kreise werden bei Rech­nungs­ein­gang von smart INVOICE auto­ma­tisch erkannt, so dass für MAN Truck & Bus SE die auf­wän­dige manuelle Vor­sor­tie­rung entfällt. Danach leitet smart INVOICE die Rech­nungen an das Archiv­system Open Text zur Auf­be­wah­rung weiter. Die zur auto­ma­ti­sierten Ver­ar­bei­tung rele­vanten Daten werden aus den Rech­nungs­do­ku­menten extra­hiert, nicht eindeutig erkannte Rech­nungen werden auto­ma­tisch an die manuelle Nach­be­ar­bei­tung wei­ter­ge­leitet. smart INVOICE übergibt danach die Rech­nungs­daten an SAP zur weiteren auto­ma­ti­schen Abwick­lung. Das sys­tem­ei­gene Berichts­wesen liefert MAN Truck & Bus SE wichtige Kenn­zahlen aus dem Betrieb zur weiteren Pro­zess­op­ti­mie­rung.

“Mit smart INVOICE haben wir eine durch­gän­gige, papier­lose Rech­nungs­ver­ar­bei­tung vom Doku­ment­ein­gang bis zur Ver­bu­chung der Rech­nungs­daten rea­li­siert. Unser gesamter Rech­nungs­pro­zess ist wesent­lich effi­zi­enter geworden. Nach der erfolg­rei­chen Ein­füh­rung in Deutsch­land, Polen und der Türkei setzen wir die Lösung nun in aktuell 14 weiteren Ländern ein.”

Zvonko Jurjevic, Leiter Subledger Accoun­ting, MAN Truck & Bus SE

Inter­na­tio­naler Einsatz

Die MAN Truck & Bus SE hat smart INVOICE an vielen Stand­orten in insgesamt 17 Ländern erfolg­reich ein­ge­führt. Aktuell wird die Lösung in folgenden Ländern ein­ge­setzt: Spanien, Groß­bri­tan­nien, Schweiz, Slowenien, Ungarn, Norwegen, Dänemark, Deutsch­land, Russland, Tsche­chien, Slowakei, Polen, Türkei, Portugal, Italien, Öster­reich und Frank­reich.

Dem Wunsch nach örtlicher Fle­xi­bi­li­sie­rung wurde voll Rechnung getragen: So kann bei­spiels­weise im Shared Service Center in Polen die Rech­nungs­prü­fung für aus­ge­wählte inter­na­tio­nale Buchungs­kreise gebündelt durch­ge­führt werden. Mit insgesamt nur einer Person ist gleich­zeitig ein res­sour­cen­scho­nender Betrieb für alle ein­ge­setzten Mandanten gewähr­leistet.

Die Man­dan­ten­fä­hig­keit von smart INVOICE ermög­lichte die flexible Anbindung weiterer Geschäfts­ein­heiten binnen kürzester Zeit und mit geringem Anpas­sungs­auf­wand. Durch die sprach­un­ab­hän­gige Ver­ar­bei­tung aller Rech­nungen ist die MAN Truck & Bus SE für einen inter­na­tio­nalen Einsatz ideal auf­ge­stellt.

Enorme Effi­zi­enz­stei­ge­rungen

Heute werden mit smart INVOICE in der MAN Gruppe über 3 Millionen Papier­be­lege pro Jahr auto­ma­ti­siert ver­ar­beitet. Dabei wurde eine deutliche Effi­zi­enz­stei­ge­rung über den gesamten Prozess der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung rea­li­siert.

Die Vorteile lassen sich wie folgt zusam­men­fassen:

 

  • Bear­bei­tung des um 2/3 gestie­genen Geschäfts­vo­lu­mens ohne erheb­li­chen Res­sour­cen­aufbau
  • Ver­rin­ge­rung der gesamten Rech­nungs­durch­lauf­zeiten auf durch­schnitt­lich unter 8 Tage
  • 95% korrekte Erkennung der rele­vanten Felder bereits drei Monate nach Pro­duk­tiv­nahme
  • Reduktion der Kosten pro Beleg von mehr als 10 Euro auf unter 3 Euro für den kom­pletten Prozess
  • Erhöhte Pro­zess­trans­pa­renz und damit ständige Aus­kunfts­fä­hig­keit gegenüber Lie­fe­ranten bzgl. Rech­nungs­status