Automatisiertes Rechnungswesen
Im Rechnungswesen der MAN Truck & Bus SE gingen ca. 345.000 Papierrechnungen im Jahr ein, die größtenteils per Hand bearbeitet wurden. Informationen zu Kreditoren mussten nachgeschlagen, die für den weiteren SAP-gestützten Ablauf notwendigen Rechnungsdaten manuell in SAP eingegeben werden. Dies resultierte in hohen Kosten pro bearbeiteter Rechnung. Zeitgleich strebte die MAN Truck & Bus SE die zunehmende Konsolidierung der kreditorischen Rechnungsprozesse an. Die Rechnungseingangsverarbeitung sollte über internationale Standorte hinweg optimiert, standardisiert und örtlich flexibilisiert werden, so dass die einzelnen Schritte der Rechnungsverarbeitung auch standortunabhängig durchgeführt werden konnten.
Die MAN Truck & Bus SE plante daher die Umsetzung eines durchgängig elektronischen Prozesses von Rechnungseingang bis Zahlung inklusive Archivierung. Der manuelle Aufwand sollte auf ein Minimum reduziert werden bei gleichzeitiger Erhöhung der Leistungsqualität. Für die gesamte MAN Gruppe sollte eine Grundlage für eine vollautomatisierte Rechnungseingangsverarbeitung geschaffen werden.
Unabhängigkeit und Flexibilität
Die MAN Truck & Bus SE hat mit der Lösung Invoice Management for SAP von Insiders einen performanten und durchgängigen elektronischen Prozess zur Rechnungseingangsverarbeitung realisiert. Die Standardlösung liefert einen universellen kreditorenunabhängigen Rechnungsleser basierend auf intelligenten Datenbankabgleichen. Die Datenerkennung mit smart INVOICE erfolgt unabhängig von den verschiedenen Rechnungslayouts der unterschiedlichen Kreditoren. Für neue Kreditoren muss keine eigene Dokumentdefinition vorgenommen werden. Rechnungswesenspezifische Logikprüfungen, wie z. B. länderspezifische USt-Konformitätsprüfungen, sorgen für zusätzliche Sicherheit. Des Weiteren dienen Stamm- und Bewegungsdaten aus SAP zur Qualitätssicherung. Alle für den Geschäftsprozess notwendigen Informationen aus eingehenden Rechnungen werden automatisiert erfasst, revisionssicher an das SAP-System übergeben und dort prozesskonform bis zur Freigabe und Buchung weiterverarbeitet.
Die für die verschiedenen Standorte und Geschäftseinheiten unterschiedlichen Buchungskreise werden bei Rechnungseingang von smart INVOICE automatisch erkannt, so dass für MAN Truck & Bus SE die aufwändige manuelle Vorsortierung entfällt. Danach leitet smart INVOICE die Rechnungen an das Archivsystem Open Text zur Aufbewahrung weiter. Die zur automatisierten Verarbeitung relevanten Daten werden aus den Rechnungsdokumenten extrahiert, nicht eindeutig erkannte Rechnungen werden automatisch an die manuelle Nachbearbeitung weitergeleitet. smart INVOICE übergibt danach die Rechnungsdaten an SAP zur weiteren automatischen Abwicklung. Das systemeigene Berichtswesen liefert MAN Truck & Bus SE wichtige Kennzahlen aus dem Betrieb zur weiteren Prozessoptimierung.
„Mit smart INVOICE haben wir eine durchgängige, papierlose Rechnungsverarbeitung vom Dokumenteingang bis zur Verbuchung der Rechnungsdaten realisiert. Unser gesamter Rechnungsprozess ist wesentlich effizienter geworden. Nach der erfolgreichen Einführung in Deutschland, Polen und der Türkei setzen wir die Lösung nun in aktuell 14 weiteren Ländern ein.“
Zvonko Jurjevic, Leiter Subledger Accounting, MAN Truck & Bus SE
Internationaler Einsatz
Die MAN Truck & Bus SE hat smart INVOICE an vielen Standorten in insgesamt 17 Ländern erfolgreich eingeführt. Aktuell wird die Lösung in folgenden Ländern eingesetzt: Spanien, Großbritannien, Schweiz, Slowenien, Ungarn, Norwegen, Dänemark, Deutschland, Russland, Tschechien, Slowakei, Polen, Türkei, Portugal, Italien, Österreich und Frankreich.
Dem Wunsch nach örtlicher Flexibilisierung wurde voll Rechnung getragen: So kann beispielsweise im Shared Service Center in Polen die Rechnungsprüfung für ausgewählte internationale Buchungskreise gebündelt durchgeführt werden. Mit insgesamt nur einer Person ist gleichzeitig ein ressourcenschonender Betrieb für alle eingesetzten Mandanten gewährleistet.
Die Mandantenfähigkeit von smart INVOICE ermöglichte die flexible Anbindung weiterer Geschäftseinheiten binnen kürzester Zeit und mit geringem Anpassungsaufwand. Durch die sprachunabhängige Verarbeitung aller Rechnungen ist die MAN Truck & Bus SE für einen internationalen Einsatz ideal aufgestellt.
Enorme Effizienzsteigerungen
Heute werden mit smart INVOICE in der MAN Gruppe über 3 Millionen Papierbelege pro Jahr automatisiert verarbeitet. Dabei wurde eine deutliche Effizienzsteigerung über den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung realisiert.
Die Vorteile lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Bearbeitung des um 2/3 gestiegenen Geschäftsvolumens ohne erheblichen Ressourcenaufbau
- Verringerung der gesamten Rechnungsdurchlaufzeiten auf durchschnittlich unter 8 Tage
- 95% korrekte Erkennung der relevanten Felder bereits drei Monate nach Produktivnahme
- Reduktion der Kosten pro Beleg von mehr als 10 Euro auf unter 3 Euro für den kompletten Prozess
- Erhöhte Prozesstransparenz und damit ständige Auskunftsfähigkeit gegenüber Lieferanten bzgl. Rechnungsstatus
