Mehr Zeit für individuelle Kundenbetreuung
smart ORDER von Insiders Technologies beschleunigt die Bestellannahme durch intelligente Beleglesung und Verarbeitung signifikant. Ein erheblicher Anteil der via E‑Mail eingehenden Anfragen und Bestellungen werden in Zukunft vollständig automatisiert verarbeitet.
Insiders hat bei thyssenkrupp Materials Services (TKMX) das KI-basierte Produkt smart ORDER zur automatisierten Bestellverarbeitung eingeführt. Die weitgehende Automatisierung sorgt für schnellere Bestellabwicklung und öffnet Potentiale durch mehr Zeit für die individuelle Kundenbetreuung im Vertrieb.
Als größter werksunabhängiger Werkstoffhändler und ‑dienstleister der westlichen Welt bietet TKMX eine einzigartige Vielfalt an Werkstoffen, Rohstoffen sowie Dienstleistungen – in Summe mehr als 150.000 Produkte, in mehr als 30 Ländern. Dabei setzt TKMX in hohem Maße auf Kundenorientierung und lässt den Kunden die freie Wahl bei der Bestell- bzw. Auftragsform. Neben strukturierten Bestellformaten werden auch Aufträge als frei formulierte E‑Mail oder über Dokumente im Anhang von E‑Mails verarbeitet. Bei weltweit mehr als 250.000 Kunden entsteht so eine enorme Heterogenität.
Nutzen für den Kunden
- Höhere Kundenzufriedenheit durch flexible und schnellere Bestellannahme
- Deutliche Beschleunigung in der Bestellannahme
- Ziel einer hohen Dunkelverarbeitung wird erreicht werden
- Mehr Zeit für die individuelle Kundenbetreuung eröffnet neue Potentiale 9Schnell von der Idee zur Umsetzung: Deutschlandweiter Produktivbetrieb in nur 14 Wochen
„Die Zusammenarbeit ist ausgesprochen offen, angenehm und lösungsorientiert. Mit dem Produktportfolio von Insiders Technologies haben wir eine leistungsstarke Basis für die Automatisierung dokumentenlastiger Prozesse.“
Dr.-Ing. Arne Conrad
Digital Technology Office, thyssenkrupp Materials Services
Herausforderungen
- Heterogenes Kundenfeld von mehr als 250.000 Kunden in mehr als 30 Ländern
- Hohes Volumen an eingehenden Anfragen und Bestellungen via formloser E‑Mail oder als strukturiertes Dokument
- Bestellungen oftmals ohne eindeutige ID für Artikel
- Manuelle Bestellannahme, Bearbeitung und Übertragung in das ERP sehr aufwendig und langwierig
- Lösung muss in komplexer Organisation – 10 Gesellschaften mit mehr als 80 Vertriebsbüros in 9 Ländern mit 5 Sprachen – ausgerollt werden und funktionieren
„Kundenfreundlichkeit bedeutet für uns auch, den Kunden nicht auf EDI oder Shop zu zwingen, sondern seine Anfragen und Bestellung auch per E‑Mail oder Dokument anzunehmen und schnellstens zu verarbeiten. Mit smart ORDER können wir die bestehende Heterogenität effizient meistern.“
Dr.-Ing. Arne Conrad
Digital Technology Office, thyssenkrupp Materials Services
Um den dafür erforderlichen manuellen Arbeitseinsatz zu reduzieren und die Effizienz in der Auftragsverarbeitung zu erhöhen, entschied sich das Digital Technology Office nach einer umfassenden Evaluation für das Produkt smart ORDER von Insiders, ein Standardprodukt für die automatisierte Belegverarbeitung. Mit Hilfe von KI-basiertem Data Capture werden alle notwendigen Bestellinformation innerhalb unterschiedlichster Dokumente erfasst, fehlende Informationen an einen Nachbearbeiter weitergeleitet und die extrahierten Daten in das jeweilige Prozessautomatisierungssystem exportiert.
Innerhalb von nur acht Wochen setzte das Insiders Projektteam zusammen mit dem Digital Technologie Office und der Digitalgarage der thyssenkrupp Schulte GmbH eine Pilotversion auf und rollte diese im Anschluss an eine intensive Testphase zunächst deutschlandweit aus. Nach nur sechs Wochen arbeiteten alle Vertriebsniederlassungen in Deutschland erfolgreich mit smart ORDER und der internationale Roll-out in weitere Gesellschaften wurde gestartet. Heute arbeiten in zehn Unternehmen von TKMX weltweit mehr als 600 Nutzende an mehr als 80 Standorten in neun Ländern mit der Lösung.
Insgesamt konnte somit die Durchlaufzeit der Bearbeitung spürbar gesenkt werden, ohne die Flexibilität bei der Bestellung einzuschränken. Die manuellen Aufwände sind drastisch gesunken und die Vertriebsteams freuen sich über viel mehr Zeit zur individuellen Betreuung der Kunden.
Angespornt durch den Erfolg der KI-basierten Automatisierung dokumentenzentrierter Prozesse arbeitet das Digital Technology Office bereits an weiteren Anwendungsgebieten für die smarten Produkte von Insiders.
