Dass der Kunde bei thys­sen­krupp Materials Services (TKMX) wirklich im Zentrum steht, zeigt sich u.a. darin, dass er die freie Wahl bei der Bestell- bzw. Auf­trags­form hat. Ob per vor­struk­tu­riertem Bestell­for­mular, per frei for­mu­lierter E‑Mail oder schlicht als Datei-Anhang – die täglich ein­ge­henden Bestel­lungen sind so viel­fältig wie die über 150.000 Produkte und Services, die der größte werks­un­ab­hän­gige Werk­stoff­händler und ‑dienst­leister der west­li­chen Welt anbietet. Und bei weltweit mehr als 250.000 Kunden in über 30 Ländern entsteht so täglich eine enorme Hete­ro­ge­nität an Bestell­do­ku­menten.

Um dieses Aufkommen erfolg­reich zu bewäl­tigen, den dafür erfor­der­li­chen manuellen Arbeits­ein­satz signi­fi­kant zu redu­zieren und die Effizienz in der Auf­trags­ver­ar­bei­tung zu erhöhen, opti­mierte TKMX nun mit Insiders den gesamten Bestell­pro­zess.

Nach einer umfas­senden Eva­lua­tion entschied sich das Digital Tech­no­logy Office für smart ORDER, dem tech­no­lo­gisch führenden Stan­dard­pro­dukt für die auto­ma­ti­sierte Beleg­ver­ar­bei­tung. Durch die intel­li­gente Bele­gle­sung und Ver­ar­bei­tung von smart ORDER wird ein erheb­li­cher Anteil der via E‑Mail ein­ge­henden Anfragen und Bestel­lungen in Zukunft voll­ständig auto­ma­ti­siert ver­ar­beitet. Die weit­ge­hende Auto­ma­ti­sie­rung sorgt damit nicht nur für eine deutlich schnel­lere Bestell­ab­wick­lung, sondern öffnet im Vertrieb auch Poten­tiale durch mehr Zeit für die indi­vi­du­elle Kun­den­be­treuung.

Mit Hilfe von KI-basiertem Data Capture werden alle not­wen­digen Bestell­in­for­ma­tionen innerhalb unter­schied­lichster Dokumente erfasst, fehlende Infor­ma­tionen an einen Nach­be­ar­beiter wei­ter­ge­leitet und die extra­hierten Daten in das jeweilige Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rungs­system expor­tiert.

Innerhalb von nur acht Wochen setzte das Insiders Pro­jekt­team zusammen mit dem Digital Tech­no­logie Office und der Digi­tal­ga­rage der thys­sen­krupp Schulte GmbH eine Pilot­ver­sion auf und rollte diese im Anschluss an eine intensive Testphase zunächst deutsch­land­weit aus. Nach nur sechs Wochen arbei­teten alle Ver­triebs­nie­der­las­sungen in Deutsch­land bereits erfolg­reich mit smart ORDER und der inter­na­tio­nale Roll-out in weitere Gesell­schaften wurde gestartet. Heute arbeiten in zehn Unter­nehmen von TKMX weltweit mehr als 600 Nutzende an mehr als 80 Stand­orten in neun Ländern mit der Lösung.

Insgesamt konnte somit die Durch­lauf­zeit der Bear­bei­tung spürbar gesenkt werden, ohne die Fle­xi­bi­lität der Kunden bei der Bestel­lung ein­zu­schränken. Die manuellen Aufwände sind drastisch gesunken und die Ver­triebs­teams freuen sich über viel mehr Zeit zur indi­vi­du­ellen Betreuung der Kunden.

„Kun­den­freund­lich­keit bedeutet für uns auch, den Kunden nicht auf EDI oder Shop zu zwingen, sondern seine Anfragen und Bestel­lung auch per E‑Mail oder Dokument anzu­nehmen und schnells­tens zu ver­ar­beiten. Mit smart ORDER können wir die bestehende Hete­ro­ge­nität effizient meistern.“

So fasst Dr.-Ing.  Arne Conrad, Digital Tech­no­logy Office bei TKMX, den Gewinn für beiden Seiten – Kunden und Unter­nehmen – zusammen.

Ange­spornt durch den Erfolg der KI-basierten Auto­ma­ti­sie­rung doku­men­ten­zen­trierter Prozesse arbeitet das Digital Tech­no­logy Office bereits an weiteren Anwen­dungs­ge­bieten für die smarten Produkte von Insiders.