Opti­mierter Rech­nungs­work­flow mit modernster KI

Das inter­na­tio­nale Recy­cling­un­ter­nehmen TEXAID imple­men­tiert gemeinsam mit unserem Partner fido GmbH & Co. KG smart INVOICE als Brü­cken­kopf der voll­ständig digi­ta­li­sierten Rech­nungs­ver­ar­bei­tung.

Eine immense Flut an Ein­gangs­rech­nungen auf unter­schied­li­chen Kanälen und an mehreren Nie­der­las­sungen in der Schweiz, in Deutsch­land, Öster­reich, Bulgarien, Ungarn und den USA – das war die Her­aus­for­de­rung, die der Recy­cling­spe­zia­list TEXAID meistern wollte.

Mit der Inte­gra­tion von smart INVOICE, der Lösung zur auto­ma­ti­sierten Rech­nungs­ein­gangs­ver­ar­bei­tung von Insiders, konnte der gesamte Rech­nungs­work­flow nicht nur digi­ta­li­siert, sondern auch optimiert werden, selbst­ver­ständ­lich über mehrere Standorte hinweg und ein­gangs­ka­nal­über­grei­fend.
 
Möglich macht das unsere inno­va­tive KI hinter smart INVOICE, die nach der dezen­tralen Digi­ta­li­sie­rung der Ein­gangs­be­lege die Infor­ma­tionen aus allen Rech­nungen auto­ma­ti­siert ausliest und die rele­vanten Daten dann gebündelt und struk­tu­riert an die weitere Ver­ar­bei­tungs­stelle im Doku­men­ten­ma­nage­ment­system M‑Files wei­ter­leitet. M‑Files infor­miert daraufhin die ent­spre­chenden Ver­ant­wort­li­chen und fordert diese zur Freigabe oder Bear­bei­tung der Belege auf. Im letzten Schritt erfolgt die Übergabe an SAP Business One und gege­be­nen­falls eine Archi­vie­rung.

Ablauf der auto­ma­ti­sierten Rech­nungs­prü­fung

  • Die Belege werden beim Eingang an den unter­schied­li­chen Stand­orten dezentral digi­ta­li­siert
  • smart INVOICE sammelt die Infor­ma­tionen aus allen Rech­nungen im Unter­nehmen und stellt sie aus­ge­lesen und struk­tu­riert zur Verfügung
  • Rele­vanten Rech­nungs­in­for­ma­tionen übergibt smart INVOICE anschlie­ßend an M‑Files.
  • Der Rech­nungs­work­flow in M‑Files startet: Das System infor­miert die ent­spre­chenden Ver­ant­wort­li­chen und fordert sie zur Freigabe bezie­hungs­weise Bear­bei­tung auf.
  • Anschlie­ßend Üergabe an SAP Business One und gege­be­nen­falls Archi­vie­rung

„Durch die digitale Rech­nungs­ver­ar­bei­tung sparen wir bei uns im Unter­nehmen viel Zeit und Kosten. Bei bis zu 200 Rech­nungen am Tag war es für uns sinnvoll, den Prozess zu auto­ma­ti­sieren. So haben wir keinen großen manuellen Aufwand mehr und können die frei­ge­wor­denen Res­sourcen ander­weitig nutzen.“

Herr Müller

Pro­jekt­ver­ant­wort­li­cher, TEXAID

Im Vergleich zur klas­si­schen, manuellen Rech­nungs­ein­gangs­ver­ar­bei­tung gehören mit der tech­no­lo­gisch führenden KI von smart INVOICE hohe Feh­ler­quoten und Red­un­danzen in der Bear­bei­tung der Ver­gan­gen­heit an. Zudem pro­fi­tieren TEXAID und seine Kunden von einer signi­fi­kanten Reduktion der Dauer des Rech­nungs­pro­zesses. So werden dank der Inte­gra­tion von smart INVOICE in den moderne Rech­nungs­work­flow wertvolle Res­sourcen gespart – ganz im Sinne der Nach­hal­tig­keit.
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