Höchste Effizienz in der Belegverarbeitung
Zwei Schäfer Familienunternehmen optimieren Prozesse für Auftragseingang und Rechnungs-verarbeitung mit KI-basierter Verarbeitung eingehender Belege. Hohe Automatisierungsraten beschleunigen Prozesse und entlasten die Mitarbeitenden.
Insiders hat bei zwei Schäfer Familienunternehmen eine universelle Plattform für intelligente Prozessautomatisierung eingeführt.
Die Unternehmen Schäfer Werke GmbH und Schäfer Shop GmbH agieren weltweit unabhängig voneinander in diversifizierten Geschäftsfeldern. Die Schäfer Werke sind ein führendes Unternehmen der Stahlverarbeitung mit hochmodernen Fertigungsstandorten in Deutschland und der Tschechischen Republik. Schäfer Shop dagegen bietet seinen Kunden in neun Ländern hochwertige Möbel und Komplettausstattung für Büro, Lager und Betrieb. Beide Unternehmen nutzen eine gemeinsame Plattform für Synergien. Die Verarbeitung von Eingangsdokumenten und Belegen spielt für beide Unternehmen eine zentrale Rolle.
Das IT-Team von Schäfer Shop und Schäfer Werke suchte zielgerichtet nach einer universell einsetzbaren Plattform, mit der potenziell alle Herausforderungen im Management von Belegen gelöst werden können. Nach Sondierung des Marktes fanden Schäfer Shop und Schäfer Werke in den Produkten smart INVOICE und smart ORDER von Insiders die optimale Basis für alle Aufgaben der Cognitive Process Automation.
Heute wird für den gesamten Posteingang von Schäfer Shop in Deutschland und der Schweiz – über alle Kanäle wie E‑Mails, Fax und Papier hinweg – mit den smarten Komponenten von Insiders Technologies erkannt, um welchen Geschäftsvorfall es sich jeweils handelt und der Vorfall entsprechend geroutet. Die rund 150.000 Aufträge pro Jahr werden direkt mit smart ORDER weiterverarbeitet. Jährlich rund 250.000 Eingangsrechnungen werden durch smart INVOICE detailliert ausgelesen, validiert und ggf. dem Freigabeworkflow bzw. der Dunkelverarbeitung zugeführt. Weitere rund 120.000 Dokumente, die sich auf etwa 20 andere Dokumentenklassen verteilen, werden ebenso dediziert verarbeitet.
Nutzen für den Kunden
- Neuer digitaler Betreuungskanal wurde zügig geöffnet
- Flexible Lösung für digitale Kommunikation und Service
- Reduktion von Porto- und Druckkosten
- Belegdigitalisierung beim Kunden erspart Papierhandling und Scanning
- Modernes Image als innovationsfreudiger Partner
„Uns war wichtig, eine flexible Plattform zu erhalten, mit der wir alle aktuellen und zukünftigen Anforderungen an das Beleg-Handling abdecken können. Mit der Produktpalette von Insiders Technologies fühlen wir uns sehr gut gerüstet: sowohl im Purchase-to-Pay als auch im Order-Management haben wir damit hervorragende Lösungen – sozusagen das Beste aus beiden Welten. Bisher sind wir noch nicht an Grenzen der Plattform gestoßen und erwarten das auch nicht.“
Patrick Schuster
Solution Architekt Digital Process Integration, Schäfer Shop Group GmbH & Co.KG
Herausforderungen
- Unterschiedliche Einsatzgebiete erfordern flexible, universelle Plattform
- Große Bandbreite an Prozessen und Dokumentenklassen
- Allgemeiner Posteingang mit mehr als 20 Dokumentenklassen
- Auftragsannahme für das Shop-Geschäft besonders zeitkritisch
- Hohes Belegaufkommen: Mehr als 330.000 Eingangsrechnungen und 150.000 Aufträge pro Jahr
- Technische, kaufmännische und administrative Belege und Dokumente
- Internationalität mit unterschiedlichen Sprachen und Währungen
- Integration in SAP-Systemlandschaft mit rund 2 Mio. Kundenstammsätzen
„Die Zusammenarbeit mit Insiders ist hervorragend. Wir haben einen festen Ansprechpartner als Sparringspartner für unsere Ideen, der uns verlässlich berät. Die Projektabwicklung ist professionell und auf Augenhöhe. Bislang haben alle Projekte die in sie gesetzten Erwartungen mehr als erfüllt – und das in Time und in Budget.“
Patrick Schuster
Solution Architekt Digital Process Integration, Schäfer Shop Group GmbH & Co.KG
Analog wurde für die Schäfer Werke die Eingangsrechnungsverwaltung für rund 80.000 Rechnungen pro Jahr sowohl in Deutschland als auch in Tschechien umgesetzt. Begeistert von den Möglichkeiten, startete Schäfer Werke zudem die Digitalisierung technischer Belege. Pro Jahr erreichen rund 40.000 Werks- und Materialprüfungszeugnisse seiner Lieferanten das Unternehmen. Auch diese müssen grundlegend validiert und zugeordnet werden – ein Prozess, der Dank der universellen Fähigkeiten der Insiders-Plattform heute weitgehend automatisiert erfolgt.
Die Nutzenden zeigen sich begeistert von den Lösungen und möchten sie nicht mehr missen. Aktuell plant die Schäfer IT die Einführung der vollständigen Posteingangsverarbeitung auch in Österreich. Sicherlich wird auch Schäfer Shop und Schäfer Werke profitieren von KI-basiertem Belegmanagement die Verarbeitung weiterer Dokumentenklassen sowohl im kaufmännischen als auch im technischen Bereich durch die Insiders-Plattform automatisiert werden können.
