Höchste Effizienz in der Beleg­ver­ar­bei­tung

Dank Insiders entlasten Schäfer Shop und Schäfer Werke ihre Mit­ar­bei­tenden durch hohe Auto­ma­ti­sie­rungs­raten. Mit smart INVOICE und smart ORDER opti­mieren die beiden Schäfer Fami­li­en­un­ter­nehmen Prozesse für den Auf­trags­ein­gang und die Rech­nungs­ver­ar­bei­tung aller ein­ge­henden Belege und erhöhen die Effizienz in der Beleg­ver­ar­bei­tung deutlich.

Über die ver­schie­densten Kanäle treffen täglich unzählige Ein­gangs­do­ku­mente und Belege ein, die schnell und effizient bear­beitet werden müssen – diese Her­aus­for­de­rung des Alltags meistern zwei Schäfer Fami­li­en­un­ter­nehmen nun mit einer uni­ver­sellen Plattform für intel­li­gente Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung, natürlich made by Insiders.

Die Unter­nehmen Schäfer Werke GmbH und Schäfer Shop GmbH agieren weltweit unab­hängig von­ein­ander in diver­si­fi­zierten Geschäfts­fel­dern. Die Schäfer Werke sind ein führendes Unter­nehmen der Stahl­ver­ar­bei­tung mit hoch­mo­dernen Fer­ti­gungs­stand­orten in Deutsch­land und der Tsche­chi­schen Republik. Schäfer Shop dagegen bietet seinen Kunden in neun Ländern hoch­wer­tige Möbel und Kom­plett­aus­stat­tung für Büro, Lager und Betrieb. Um Syn­er­gie­ef­fekte zu nutzen, arbeiten die beiden Unter­nehmen dennoch eng zusammen.

Als das gemein­same IT-Team von Schäfer Shop und Schäfer Werke nach einer uni­ver­sell ein­setz­baren Plattform suchte, mit der poten­ziell alle Her­aus­for­de­rungen im Manage­ment von Belegen gelöst werden können, wurden sie schnell bei den KI-basierten Insiders Produkten smart INVOICE und smart ORDER fündig. smart INVOICE und smart ORDER bilden die optimale Basis für alle Aufgaben der Cognitive Process Auto­ma­tion.

„Mit der Pro­dukt­pa­lette von Insiders Tech­no­lo­gies fühlen wir uns sehr gut gerüstet: sowohl im Purchase-to-Pay als auch im Order-Manage­ment haben wir damit her­vor­ra­gende Lösungen – sozusagen das Beste aus beiden Welten“

— erklärt Patrick Schuster, Solution Architekt Digital Process Inte­gra­tion bei der Schäfer Shop Group GmbH & Co.KG. „Bisher sind wir noch nicht an Grenzen der Plattform gestoßen und erwarten das auch nicht.“

 

Heute wird für den gesamten Post­ein­gang von Schäfer Shop in Deutsch­land und der Schweiz – über alle Kanäle wie E‑Mails, Fax und Papier hinweg – mit den smarten Kom­po­nenten von Insiders erkannt, um welchen Geschäfts­vor­fall es sich jeweils handelt und der Vorfall ent­spre­chend geroutet. Die rund 150.000 Aufträge pro Jahr werden direkt mit smart ORDER wei­ter­ver­ar­beitet. Jährlich rund 250.000 Ein­gangs­rech­nungen werden durch smart INVOICE detail­liert aus­ge­lesen, validiert und ggf. dem Frei­ga­be­work­flow bzw. der Dun­kel­ver­ar­bei­tung zugeführt. Weitere rund 120.000 Dokumente, die sich auf etwa 20 andere Doku­men­ten­klassen verteilen, werden ebenso dediziert ver­ar­beitet.

Analog wurde für die Schäfer Werke die Ein­gangs­rech­nungs­ver­wal­tung für rund 80.000 Rech­nungen pro Jahr sowohl in Deutsch­land als auch in Tsche­chien umgesetzt. Begeis­tert von den Mög­lich­keiten, startete Schäfer Werke zudem die Digi­ta­li­sie­rung tech­ni­scher Belege. Pro Jahr erreichen rund 40.000 Werks- und Mate­ri­al­prü­fungs­zeug­nisse seiner Lie­fe­ranten das Unter­nehmen. Auch diese müssen grund­le­gend validiert und zuge­ordnet werden – ein Prozess, der Dank der uni­ver­sellen Fähig­keiten der Insiders-Plattform für Cognitive Process Auto­ma­tion heute weit­ge­hend auto­ma­ti­siert erfolgt.

Und damit endet diese Erfolgs­ge­schichte noch nicht: Aktuell plant die Schäfer IT die Ein­füh­rung der voll­stän­digen Post­ein­gangs­ver­ar­bei­tung auch in Öster­reich. Und auch die Ver­ar­bei­tung weiterer Doku­men­ten­klassen sowohl im kauf­män­ni­schen als auch im tech­ni­schen Bereich wird in Zukunft durch die Insiders-Plattform auto­ma­ti­siert werden können.

 

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