Höchste Effizienz in der Belegverarbeitung
Dank Insiders entlasten Schäfer Shop und Schäfer Werke ihre Mitarbeitenden durch hohe Automatisierungsraten. Mit smart INVOICE und smart ORDER optimieren die beiden Schäfer Familienunternehmen Prozesse für den Auftragseingang und die Rechnungsverarbeitung aller eingehenden Belege und erhöhen die Effizienz in der Belegverarbeitung deutlich.
Über die verschiedensten Kanäle treffen täglich unzählige Eingangsdokumente und Belege ein, die schnell und effizient bearbeitet werden müssen – diese Herausforderung des Alltags meistern zwei Schäfer Familienunternehmen nun mit einer universellen Plattform für intelligente Prozessautomatisierung, natürlich made by Insiders.
Die Unternehmen Schäfer Werke GmbH und Schäfer Shop GmbH agieren weltweit unabhängig voneinander in diversifizierten Geschäftsfeldern. Die Schäfer Werke sind ein führendes Unternehmen der Stahlverarbeitung mit hochmodernen Fertigungsstandorten in Deutschland und der Tschechischen Republik. Schäfer Shop dagegen bietet seinen Kunden in neun Ländern hochwertige Möbel und Komplettausstattung für Büro, Lager und Betrieb. Um Synergieeffekte zu nutzen, arbeiten die beiden Unternehmen dennoch eng zusammen.
Als das gemeinsame IT-Team von Schäfer Shop und Schäfer Werke nach einer universell einsetzbaren Plattform suchte, mit der potenziell alle Herausforderungen im Management von Belegen gelöst werden können, wurden sie schnell bei den KI-basierten Insiders Produkten smart INVOICE und smart ORDER fündig. smart INVOICE und smart ORDER bilden die optimale Basis für alle Aufgaben der Cognitive Process Automation.
„Mit der Produktpalette von Insiders Technologies fühlen wir uns sehr gut gerüstet: sowohl im Purchase-to-Pay als auch im Order-Management haben wir damit hervorragende Lösungen – sozusagen das Beste aus beiden Welten“
— erklärt Patrick Schuster, Solution Architekt Digital Process Integration bei der Schäfer Shop Group GmbH & Co.KG. „Bisher sind wir noch nicht an Grenzen der Plattform gestoßen und erwarten das auch nicht.“
Heute wird für den gesamten Posteingang von Schäfer Shop in Deutschland und der Schweiz – über alle Kanäle wie E‑Mails, Fax und Papier hinweg – mit den smarten Komponenten von Insiders erkannt, um welchen Geschäftsvorfall es sich jeweils handelt und der Vorfall entsprechend geroutet. Die rund 150.000 Aufträge pro Jahr werden direkt mit smart ORDER weiterverarbeitet. Jährlich rund 250.000 Eingangsrechnungen werden durch smart INVOICE detailliert ausgelesen, validiert und ggf. dem Freigabeworkflow bzw. der Dunkelverarbeitung zugeführt. Weitere rund 120.000 Dokumente, die sich auf etwa 20 andere Dokumentenklassen verteilen, werden ebenso dediziert verarbeitet.
Analog wurde für die Schäfer Werke die Eingangsrechnungsverwaltung für rund 80.000 Rechnungen pro Jahr sowohl in Deutschland als auch in Tschechien umgesetzt. Begeistert von den Möglichkeiten, startete Schäfer Werke zudem die Digitalisierung technischer Belege. Pro Jahr erreichen rund 40.000 Werks- und Materialprüfungszeugnisse seiner Lieferanten das Unternehmen. Auch diese müssen grundlegend validiert und zugeordnet werden – ein Prozess, der Dank der universellen Fähigkeiten der Insiders-Plattform für Cognitive Process Automation heute weitgehend automatisiert erfolgt.
Und damit endet diese Erfolgsgeschichte noch nicht: Aktuell plant die Schäfer IT die Einführung der vollständigen Posteingangsverarbeitung auch in Österreich. Und auch die Verarbeitung weiterer Dokumentenklassen sowohl im kaufmännischen als auch im technischen Bereich wird in Zukunft durch die Insiders-Plattform automatisiert werden können.