Hochautomatisierte Dokumentenverarbeitung im Forderungsmanagement
EOS Deutscher Inkasso-Dienst, Spezialist für Forderungsmanagement, verarbeitet jährlich rund 2,5 Millionen Dokumente im Posteingang – unterstützt durch KI-Lösungen von Insiders. Dabei sind die flexible Anpassbarkeit und stetige Verbesserung der Lösungen ein klarer Vorteil im stetigen Wandel und Wachstum des Inkasso-Dienstleisters. Mit dem neuen Integration Layer for OCR (ILFO) meistert EOS nun auch besonders komplexe Belege und treibt die Dunkelverarbeitung
weiter voran.
Die EOS Gruppe, ein Unternehmen der Otto Group, ist ein führender technologiebasierter Investor in Forschungsportfolios und Experte bei der Bearbeitung offener Forderungen. Mit mehr als 6.000 Mitarbeitenden in über 20 Ländern unterstützt EOS seit mehr als 50 Jahren Unternehmen unterschiedlichster Branchen im Forderungsmanagement, damit diese für ihre erbrachten Waren und Dienstleistungen bezahlt werden und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. In Deutschland bearbeitet EOS Deutscher Inkasso-Dienst Millionen von Dokumenten unterschiedlichster Art – von strukturierten Rechnungen über frei formulierte E‑Mails bis hin zu handschriftlichen Unterlagen.
UNTERSCHIEDLICHE BELEGARTEN UND HOHE ANFORDERUNGEN AN DEN DATENSCHUTZ
Aufgrund der Vielzahl an Belegarten und der hohen Datenschutzanforderungen stellt die Dokumentenverarbeitung im Inkasso eine besondere Herausforderung dar. Zunächst sieht sich das Unternehmen mit einem sehr heterogenen Eingang an Dokumenten konfrontiert – rund 80 Prozent davon sind unbekannte, unstrukturierte Dokumente.
Im ersten Schritt muss daher die Dokumentklasse korrekt identifiziert werden. Sie bestimmt, welche Daten nach Möglichkeit aus dem Dokument zu extrahieren sind, und ermöglicht es im folgenden Prozess, den Vorgang an das richtige Team mit den notwendigen Skills zur Bearbeitung zu routen. Fehler sollten bei dieser Klassifizierung nicht passieren, um Mehraufwand und längere Laufzeiten zu vermeiden.
Nutzen für den Kunden
- Reduktion der manuellen Nachbearbeitung um die Hälfte
- Deutlich verbesserte Handschriftenerkennung und automatisierte Verarbeitung
- Präzise automatisierte Klassifikation reduziert Laufzeiten und Mehraufwand
- Flexibilität durch Integration neuer OCR-Technologien und individuelle Anpassbarkeit
„Uns gefällt sehr, dass Insiders proaktiv mit Vorschlägen zur Verbesserung auf uns zukommt und die Produkte stetig um neue Technologien ergänzt werden. Außerdem sind die Lösungen so flexibel, dass wir sie schnell und einfach nach unseren Anforderungen anpassen können.“
Stefan Heuer
Product Owner, EOS Deutscher Inkassodienst GmbH
Herausforderungen
- Vielfältige Belegarten, inkl. handschriftlicher und schlecht gescannter Dokumente
- Immer neue Use Cases und Belegarten
- Hohe Datenschutzanforderungen
- Hoher Aufwand für manuelle Dokumentenverarbeitung
„Handschriftliche Notizen auf Karopapier – das war für uns früher kaum möglich, hier eine korrekte Erkennung hinzubekommen. Mit dem neuen Integration Layer for OCR von Insiders erzielen wir deutlich bessere Ergebnisse.“
Stefan Heuer
Product Owner, EOS Deutscher Inkassodienst GmbH
Besondere Aufmerksamkeit ist bei der Identifikation von Datenschutz-Anfragen erforderlich, bei denen ein Kunde eine Auskunft über oder eine Löschung seiner Daten nach EU-DSGVO verlangt. Derartige Anfragen müssen von allgemeinen Hinweisen zum Datenschutz beispielsweise in E‑Mail-Signaturen unterschieden werden. Da Datenschutz-Anfragen mit Fristen zur Reaktion belegt sind, ist hier eine hohe Präzision gefordert.
Die Verarbeitung handschriftlicher Dokumente bzw. handschriftlicher Anmerkungen auf Dokumenten, schlecht abfotografierter Belege oder mit unpräzisen Graustufen gescannter Eingangspost musste in der Vergangenheit zudem oft manuell erfolgen – mit entsprechenden Personalaufwänden und Laufzeiten. So waren die avisierten Verbesserungen durch eine neue OCR-Technologie mehr als willkommen.