BASF auto­ma­ti­siert globalen P2P-Prozess in der Cloud

Mrz 14, 2022

BASF verkürzt dank KI die Ver­ar­bei­tungs­zeit für 3,5 Mio. Ein­gangs­rech­nungen pro Jahr um 50 Prozent und reduziert den Aufwand um 40 FTE. smart INVOICE überzeugt mit detail­lierter Bele­gle­sung in her­vor­ra­gender Daten­qua­lität, tiefer Vali­die­rung und geringem Pfle­ge­auf­wand.

Insiders hat für die BASF weltweit die Lösung smart INVOICE ein­ge­führt. Damit konnte der Che­mie­kon­zern den Purchase-to-Pay(P2P)-Prozess zur Ein­gangs­rech­nungs­ver­ar­bei­tung deutlich stärker auto­ma­ti­sieren und seine Qualität weiter steigern. Insgesamt konnte durch die Auto­ma­ti­sie­rung mit Künst­li­cher Intel­li­genz die Ver­ar­bei­tungs­zeit von Rech­nungen mehr als halbiert und Aufwand im Umfang von 40 Voll­zeit­äqui­va­lenten (FTE) ein­ge­spart werden.

Jedes Jahr erreichen die BASF rund 3,5 Millionen Dokumente mit einem Gesamt­um­fang von etwa 10 Millionen Seiten aus mehr als 80 Ländern. Eine umfang­reiche Son­die­rung des Marktes führte das Unter­nehmen zur Lösung smart INVOICE von Insiders Tech­no­lo­gies als Cloud Service. Bei der Auswahl war es BASF wichtig, modernste KI für eine best­mög­liche Daten­ex­trak­tion zu nutzen und mit Cloud Services einen schnellen Roll-out sowie eine einfache Ska­lie­rung zu ermög­li­chen. Ferner war eine möglichst voll­ständig auto­ma­ti­sierte und detail­lierte Bele­gle­sung und ‑vali­die­rung gefordert für eine ganz­heit­liche Stei­ge­rung des Auto­ma­ti­sie­rungs­grads über die gesamte Pro­zess­kette hinweg.

„Unser Prozess war vom Ablauf her bereits weit­ge­hend optimiert. Uns war deshalb klar, dass wir für die weitere Stei­ge­rung der Effizienz auf neue Tech­no­lo­gien aus dem Feld der Künst­li­chen Intel­li­genz setzen müssen, um mehr Auto­ma­ti­sie­rung zu erreichen.”

erläutert Rita Lampasona-Hornung, Head of Accounts Payable EMEA bei BASF, die Anfor­de­rungen an die neue Lösung. „Die intel­li­genten Cloud Services von Insiders Tech­no­lo­gies und speziell smart INVOICE für die Rech­nungs­ver­ar­bei­tung haben uns schnell mit ihrem inno­va­tiven Konzept und besten Leis­tungen überzeugt“.

Mit Blick auf den Jah­res­ab­schluss­termin mussten Kon­zep­tion, Planung, Umsetzung und der globale Rollout der Insiders-Lösung innerhalb von nur zehn Monaten voll­ständig abge­schlossen werden. Heute arbeiten bei BASF rund 400 Ange­stellte in den drei Service Hubs Centern weltweit mit der Lösung. Die Bele­gle­sung wurde in Umfang und Qualität der Daten deutlich ver­bes­sert, was sich in einem hohen Anteil an voll­ständig auto­ma­ti­siert gelesenen und veri­fi­zierten Daten nie­der­schlägt. Die hohe Qualität führt ferner zu einem deutlich ver­bes­serten Anteil an Belegen mit Dun­kel­ver­ar­bei­tung in SAP. Über das in die Lösung inte­grierte Business-Analytics-Tool smart ACT kann BASF umfang­reiche Nut­zungs­daten der Lösung in ver­schie­denen Detail­tiefen auswerten und so daten­ge­trieben den gesamten Prozess kon­ti­nu­ier­lich ver­bes­sern.

BASF ist von der Leis­tungs­fä­hig­keit der Cloud Services von Insiders Tech­no­lo­gies so überzeugt, dass bereits weitere Anwen­dungs­ge­biete im P2P-Prozess wie bei­spiels­weise die Ver­ar­bei­tung von Auf­trags­be­stä­ti­gungen und Advanced Shipping Noti­fi­ca­tions pilotiert werden.

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