Inter­na­tio­nale Rech­nungs­ver­ar­bei­tung bei BSH

1,6 Millionen Rech­nungen pro Jahr – Standorte in ganz Europa und weltweit – unter­schied­liche Sprachen und Schrift­zei­chen – ver­schie­dene Währungen und lan­des­spe­zi­fi­sche Beson­der­heiten: So lauteten die Anfor­de­rungen der BSH Bosch und Siemens Haus­ge­räte GmbH, einer der weltweit führenden und in Europa größten Her­steller von Haus­ge­räten, an eine zeit­ge­mäße und zukunfts­fä­hige Ver­ar­bei­tung von Rech­nungen.
Hinzu kamen die bekannten Probleme der her­kömm­li­chen Rech­nungs­ver­ar­bei­tung: Rech­nungen wurden bei der BSH bis dahin wei­test­ge­hend manuell erfasst, enorme Aufwände, hohe Feh­ler­an­fäl­lig­keit, unzu­rei­chende Daten­qua­lität, unvoll­stän­dige Rech­nungs­in­for­ma­tionen für Fol­ge­pro­zesse inklusive. Auf den Punkt gebracht: wenig Effizienz schon zu Beginn des Rech­nungs­pro­zesses, und zwar standort­über­grei­fend über die inter­na­tio­nalen Län­der­ge­sell­schaften.

“Ver­ar­bei­tung inter­na­tio­naler Rech­nungen mit einem Stan­dard­pro­dukt – so hat uns Insiders von Anfang an überzeugt. Heute ver­ar­beiten wir unsere Ein­gangs­rech­nungen in über 30 Län­der­ge­sell­schaften mit Invoice Manage­ment von Insiders – hoch­ef­fi­zient und kom­for­tabel.”

Markus Schwein­berger, Abtei­lungs­lei­tung Bilan­zie­rungs­richt­li­nien und Grund­sätze BSH Haus­ge­räte GmbH

SIIM – Stan­dar­dized Incoming Invoice Manage­ment

So fiel noch im selben Jahr bei der BSH der Start­schuss für das Projekt SIIM (Stan­dar­dized Incoming Invoice Manage­ment). Oberstes Ziel war es, mit einem auto­ma­ti­sierten und papier­losen Prozess die Ver­ar­bei­tung von ein­ge­henden Rech­nungen zu stan­dar­di­sieren, und zwar im gesamten Unter­nehmen und an allen inter­na­tio­nalen Stand­orten.

Die Ent­schei­dung fiel auf die Lösung Invoice Manage­ment von Insiders mit dem Stan­dard­pro­dukt smart INVOICE TABLE. Der uni­ver­selle Rech­nungs­leser extra­hiert bei der BSH kre­di­to­ren­un­ab­hängig aus allen ein­ge­henden Rech­nungen Kopf‑, Fuß- und die wichtigen Posi­ti­ons­daten. Zahl­reiche logische Prüfungen und intel­li­gente Daten­bank­ab­gleiche stellen die hohe Qualität der extra­hierten Rech­nungs­in­for­ma­tionen sicher. Eine Stan­dard­schnitt­stelle übergibt die Daten dann an den nach­fol­genden Workflow.

Schneller und effi­zi­enter Rech­nungs­pro­zess

Ent­schei­dendes Kriterium für den Erfolg des Projektes war von Beginn an eine möglichst kurze Durch­lauf­zeit der Rech­nungen. So wird z. B. bei FI-Rech­nungen, also Rech­nungen ohne Bestell­bezug, bei der BSH heute bereits bei der Erfassung mit smart INVOICE TABLE der Rechnung der im Workflow zustän­dige Freigeber mit­ge­geben. Auf diese Weise kann die Rechnung mit der Übergabe an SAP bereits auto­ma­ti­siert an den zustän­digen Mit­ar­beiter wei­ter­ge­leitet werden. Die später oft auf­wän­dige Zuordnung im Workflow entfällt, die Rechnung kann sofort geprüft, genehmigt und gebucht werden. Mögliche Skon­to­ver­luste gehören damit der Ver­gan­gen­heit an.

Zugleich werden bei FI-Rech­nungen bereits in smart INVOICE TABLE die Kon­tie­rungen erfasst. Wenn erfor­der­lich, werden die Rech­nungs­po­si­tionen auf­ge­spalten und den korrekten Sach­konten zuge­wiesen. Auch dies erspart der BSH das zeit­auf­wän­dige Anfassen der Rechnung in späteren Pro­zess­schritten in der Buch­hal­tung und beschleu­nigt den Gesamt­pro­zess.

Inter­na­tional Roll-out

Today, BSH processes more than 1,600,000 invoices every year via all its national sub­si­dia­ries using the Insiders solution. After start-up in Germany and Spain, the solution was launched in the Scan­di­na­vian countries of Sweden, Norway, Finland and Denmark, plus the Baltic region with Estonia, Latvia, and Lithuania. They were followed by Poland, Turkey, Russia, China, India, Singapore and South Africa, among others. In between, the Insiders products are in use at BSH in over 30 countries.

The solution’s subsystem capa­bi­lity in par­ti­cular ensures that it can be deployed inter­na­tio­nally. This makes it possible to integrate other national sub­si­dia­ries without a great deal of admi­nis­tra­tive work. BSH is currently in the test phase for use in Malaysia.

The solution’s language inde­pen­dence is of great benefit to BSH in this context. For example, all the cha­rac­ters and cur­ren­cies for the various countries are already included in the standard product. Country-specific requi­re­ments, e.g. checking for VAT com­pli­ance, meet all of BSH’s needs. And what is more, to ensure that order cor­re­la­tion also works outside of the Euro zone, two cur­ren­cies are extracted if required, i.e. the order currency and the national currency.

 

Intel­li­gentes Pro­zess­con­trol­ling

Ein umfas­sendes Con­trol­ling ermög­licht ein Über­wa­chen und Steuern des gesamten Rech­nungs­pro­zesses und unter­stützt die BSH bei Opti­mie­rungen im laufenden Sys­tem­be­trieb. Über­sicht­liche und intuitive gra­phi­sche Reports liefern voll­stän­dige, trans­pa­rente und stets aktuelle Infor­ma­tionen über den Ver­ar­bei­tungs­pro­zess. Damit bleibt die Per­for­manz der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung stets im Blick, zudem können die Mit­ar­beiter der BSH zum Status aller Rech­nungen jederzeit Auskunft geben.