Die E‑Rechnung kommt – sind Sie darauf vor­be­reitet?

Am Freitag ver­gan­gener Woche hat der Bundestag das soge­nannte E‑Invoicing als ver­pflich­tenden Standard ver­ab­schiedet. Ein Grund auf­zu­hor­chen oder sich entspannt zurück­zu­lehnen – je nachdem, wie Sie die folgenden drei Emp­feh­lungen umsetzen können.

Das Gesetz in seiner aktuellen Form sieht eine grund­sätz­liche Ver­pflich­tung zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung ab dem 01.01.2025 vor. Es bietet zwar eine Reihe von Über­gangs­re­ge­lungen, es ist aber unstrittig, dass ab dem genannten Datum alle inlän­di­schen, unter­neh­me­ri­schen Rech­nungs­emp­fänger in der Lage sein müssen, elek­tro­ni­sche Rech­nungen nach den neuen Vorgaben empfangen und ver­ar­beiten zu können.

Die E‑Rechnung kommt also – nicht von heute auf morgen, sondern zeitlich gestaf­felt und doch in großen Schritten. Im Umkehr­schluss bedeutet das aber auch: Unter­nehmen müssen über einen langen Zeitraum mit Ein­gangs­rech­nungen in den unter­schied­lichsten Formaten zurecht­kommen. Sie werden Rech­nungen auf Papier, als PDF per E‑Mail, per EDI und in ver­schie­denen E‑Rechnungsformaten – aus Deutsch­land vor allem XRechnung und ZUGFeRD – bekommen. Da immer mehr Staaten E‑Invoicing ver­pflich­tend machen, kommen etliche bestehende oder geplante inter­na­tio­nale Formate hinzu. Die erste Frage, die Sie sich daher stellen sollten, ist: Kann unsere aktuelle Lösung zur auto­ma­ti­sierten Rech­nungs­ver­ar­bei­tung all diese Formate nach ein­heit­li­chen Vorgaben in einem gemein­samen Prozess effizient ver­ar­beiten? Wenn nicht, werden Sie für einzelne Formate keine – womöglich manuellen – zusätz­li­chen Prozesse anstoßen wollen.

Gute Tools zur auto­ma­ti­sierten Ver­ar­bei­tung von Ein­gangs­rech­nungen können die gängigen Formate aus Deutsch­land wie ZUGFeRD und XRechnung ebenso pro­blemlos ver­ar­beiten wie bestehende oder zukünf­tige inter­na­tio­nale Formate. Dazu gehört auch eine ver­läss­liche inhalt­liche Prüfung. So berichten unsere Kunden vom Auftreten feh­ler­hafter E‑Rechnungen: Bei­spiels­weise gibt es bei ZUGFeRD-Rech­nungen immer mal wieder Dis­kre­panzen zwischen den Angaben auf dem PDF-Dokument und im Datensatz. Die Soft­ware­mo­dule für die Erstel­lung von E‑Rechnungen sind auf der Sen­der­seite noch jung und müssen sich erst ein­spielen. Also lautet die zweite Frage: Kann unsere Lösung zur auto­ma­ti­sierten Rech­nungs­ver­ar­bei­tung auch E‑Rechnungen in der Tiefe auf Plau­si­bi­lität und Kor­rekt­heit prüfen? Ver­ein­facht gesagt: Min­des­tens all das, was sie heute schon prüfen, werden Sie in Zukunft auch prüfen wollen. Da durch die struk­tu­rierte Über­mitt­lung der Daten poten­zi­elle Lese­fehler wegfallen, kon­zen­trieren sich die Checks mehr auf inhalt­liche Prüfungen wie den Abgleich mit Stamm­daten, Bestell­be­zügen usw.

Schon heute spielt die Musik bei Rech­nungen auch in den Anhängen wie Lie­fer­scheinen, Mate­ri­al­prüf­zeug­nissen oder ähnlichem. Da bieten E‑Rechnungsformate leider keinerlei Ver­bes­se­rung, im Gegenteil – sorgen sie doch dafür, dass nun ein Teil der Daten in struk­tu­rierter Form und ein weiterer Teil in unstruk­tu­rierter Form als Dokument ver­ar­beitet werden muss. Die dritte Frage lautet daher: Kann unsere Lösung zur auto­ma­ti­sierten Rech­nungs­ver­ar­bei­tung neben Rech­nungen auch andere Ein­gangs­do­ku­mente effizient und sicher ver­ar­beiten? Denn mal ehrlich: Eine tolle Lösung für E‑Rechnungen bringt Ihnen wenig, wenn sie vor Anhängen kapi­tu­liert.

Wenn Sie alle drei Fragen fundiert mit Ja beant­worten konnten, bei­spiels­weise, weil sie smart INVOICE von Insiders Tech­no­lo­gies im Einsatz haben, lehnen Sie sich entspannt zurück und sehen Sie dem wach­senden Aufkommen an E‑Rechnungen frohen Mutes entgegen. Sie werden von schnel­lerer und qua­li­tativ besserer Ver­ar­bei­tung pro­fi­tieren.

Wenn Sie nicht alle drei Fragen mit einem über­zeugten Ja beant­worten konnten, sollten Sie jetzt eine moderne Lösung für die auto­ma­ti­sierte Rech­nungs­ver­ar­bei­tung anschaffen. Welche Lösungen Insiders Ihnen bieten kann, erläutern wir Ihnen jederzeit gerne in einem per­sön­li­chen Gespräch.

Die E‑Rechnung kommt und das ist auch gut so. Ob Sie sich entspannt zurück­lehnen können oder nicht, liegt letztlich an der Qualität Ihrer Lösung zur auto­ma­ti­sierten Rech­nungs­ver­ar­bei­tung und damit letztlich auch bei Ihnen.

Bei Fragen rund um E‑Invoicing und Ihre poten­ti­elle Lösung zur Rech­nungs­ver­ar­bei­tung, kon­tak­tieren Sie uns gerne und besuchen Sie unsere Invoice-Seite.

 

 

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