Die E‑Rechnung kommt – sind Sie darauf vorbereitet?
Am Freitag vergangener Woche hat der Bundestag das sogenannte E‑Invoicing als verpflichtenden Standard verabschiedet. Ein Grund aufzuhorchen oder sich entspannt zurückzulehnen – je nachdem, wie Sie die folgenden drei Empfehlungen umsetzen können.
Das Gesetz in seiner aktuellen Form sieht eine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ab dem 01.01.2025 vor. Es bietet zwar eine Reihe von Übergangsregelungen, es ist aber unstrittig, dass ab dem genannten Datum alle inländischen, unternehmerischen Rechnungsempfänger in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können.
Die E‑Rechnung kommt also – nicht von heute auf morgen, sondern zeitlich gestaffelt und doch in großen Schritten. Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch: Unternehmen müssen über einen langen Zeitraum mit Eingangsrechnungen in den unterschiedlichsten Formaten zurechtkommen. Sie werden Rechnungen auf Papier, als PDF per E‑Mail, per EDI und in verschiedenen E‑Rechnungsformaten – aus Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD – bekommen. Da immer mehr Staaten E‑Invoicing verpflichtend machen, kommen etliche bestehende oder geplante internationale Formate hinzu. Die erste Frage, die Sie sich daher stellen sollten, ist: Kann unsere aktuelle Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung all diese Formate nach einheitlichen Vorgaben in einem gemeinsamen Prozess effizient verarbeiten? Wenn nicht, werden Sie für einzelne Formate keine – womöglich manuellen – zusätzlichen Prozesse anstoßen wollen.
Gute Tools zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen können die gängigen Formate aus Deutschland wie ZUGFeRD und XRechnung ebenso problemlos verarbeiten wie bestehende oder zukünftige internationale Formate. Dazu gehört auch eine verlässliche inhaltliche Prüfung. So berichten unsere Kunden vom Auftreten fehlerhafter E‑Rechnungen: Beispielsweise gibt es bei ZUGFeRD-Rechnungen immer mal wieder Diskrepanzen zwischen den Angaben auf dem PDF-Dokument und im Datensatz. Die Softwaremodule für die Erstellung von E‑Rechnungen sind auf der Senderseite noch jung und müssen sich erst einspielen. Also lautet die zweite Frage: Kann unsere Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung auch E‑Rechnungen in der Tiefe auf Plausibilität und Korrektheit prüfen? Vereinfacht gesagt: Mindestens all das, was sie heute schon prüfen, werden Sie in Zukunft auch prüfen wollen. Da durch die strukturierte Übermittlung der Daten potenzielle Lesefehler wegfallen, konzentrieren sich die Checks mehr auf inhaltliche Prüfungen wie den Abgleich mit Stammdaten, Bestellbezügen usw.
Schon heute spielt die Musik bei Rechnungen auch in den Anhängen wie Lieferscheinen, Materialprüfzeugnissen oder ähnlichem. Da bieten E‑Rechnungsformate leider keinerlei Verbesserung, im Gegenteil – sorgen sie doch dafür, dass nun ein Teil der Daten in strukturierter Form und ein weiterer Teil in unstrukturierter Form als Dokument verarbeitet werden muss. Die dritte Frage lautet daher: Kann unsere Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung neben Rechnungen auch andere Eingangsdokumente effizient und sicher verarbeiten? Denn mal ehrlich: Eine tolle Lösung für E‑Rechnungen bringt Ihnen wenig, wenn sie vor Anhängen kapituliert.
Wenn Sie alle drei Fragen fundiert mit Ja beantworten konnten, beispielsweise, weil sie smart INVOICE von Insiders Technologies im Einsatz haben, lehnen Sie sich entspannt zurück und sehen Sie dem wachsenden Aufkommen an E‑Rechnungen frohen Mutes entgegen. Sie werden von schnellerer und qualitativ besserer Verarbeitung profitieren.
Wenn Sie nicht alle drei Fragen mit einem überzeugten Ja beantworten konnten, sollten Sie jetzt eine moderne Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung anschaffen. Welche Lösungen Insiders Ihnen bieten kann, erläutern wir Ihnen jederzeit gerne in einem persönlichen Gespräch.
Die E‑Rechnung kommt und das ist auch gut so. Ob Sie sich entspannt zurücklehnen können oder nicht, liegt letztlich an der Qualität Ihrer Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung und damit letztlich auch bei Ihnen.
Bei Fragen rund um E‑Invoicing und Ihre potentielle Lösung zur Rechnungsverarbeitung, kontaktieren Sie uns gerne und besuchen Sie unsere Invoice-Seite.