Modernste KI-Technologie für Handwerk und Baunebengewerbe

Die pds GmbH, ein führender Anbieter von Branchenlösungen für das Bauhaupt- und Baunebengewerbe, hat smart INVOICE, die Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung von Insiders, in die eigene ERP-Lösung pds Software integriert. Damit kann pds die Vorteile innovativer KI für Handwerker und Betriebe des Bauhaupt- und Baunebengewerbes erschließen und eine weitreichende Prozessoptimierung beim Kunden ermöglichen.

Die Branchenlösung pds Software deckt alle handwerklichen und betriebswirtschaftlichen Prozesse vollumfänglich ab: von Kalkulationen, digitalem Einkauf, der Lagerverwaltung, Ressourcenplanung, dem Service- und Wartungsgeschäft bis hin zu Aufmaß und Abrechnung – auf Wunsch auch mit einem ganzheitlichen Finanz- und Personalwesen.
Das Aufkommen an Eingangsbelegen in der Branche ist beachtlich. Insbesondere Kreditorenrechnungen sind durch Kommissionierungen und viele Positionen in Anzahl und Seitenumfang erheblich. Eine zeitnahe Verarbeitung dieser Belege ist jedoch zwingend erforderlich für die Geschwindigkeit der eigenen Rechnungsstellung: Sind die Preise und Mengen zugekaufter Materialen nicht erfasst und kontrolliert, kann auch die Abrechnung der Leistungen an den Kunden nicht erfolgen. Das ist nicht nur nachteilig für die Liquidität. Durch eine verzögerte Zahlung von Kreditorenrechnungen werden zudem interessante Skontoerträge verschenkt.
Für die automatische Beleglesung suchte pds deshalb nach einer leistungsstarken Softwarekomponente zur Integration in die eigene ERP-Lösung und entschied sich nach Evaluierung von Alternativen für smart INVOICE als technologisch führendes Produkt.
Dank dem integrierten smart INVOICE müssen die Daten von Eingangsrechnungen nun nicht mehr manuell erfasst werden. Die Lösung liest automatisch Rechnungsdaten wie Kreditor, Rechnungsnummer und -datum, Bestellbezüge, Steuersätze und Summen sowie die einzelnen Positionsdaten und vieles mehr aus und prüft diese auf Plausibilität. Im Zweifel können die Mitarbeitenden die gelesenen Daten über farbliche Markierung in einer vollständig in die pds Software integrierten Bearbeitungsmaske validieren oder ergänzen. Anschließend werden die Belege mit den gelesenen Daten zur weiteren Bearbeitung in das Rechnungseingangsbuch übernommen. Die optionale Dunkelverarbeitung ermöglicht eine vollautomatische Buchung und Bezahlung der Rechnungen. Darüber hinaus kann smart INVOICE elektronische Rechnungen in allen relevanten Formaten – wie insbesondere ZUGFeRD oder X-Rechnungen – entgegennehmen, lesen und prüfen.
Die automatisierte Beleglesung öffnet die Tür für eine vollständige Digitalisierung des Gesamtprozesses – von der Bestellung bis zur Bezahlung. Damit werden die einzelnen Schritte deutlich effizienter und es ist jederzeit transparent, wo ein Vorgang in der Bearbeitung steht. Die Gesamtlaufzeit zur Verarbeitung von Kreditorenrechnungen sinkt damit drastisch. „Durch die Integration von smart INVOICE in unsere pds Software profitieren unsere Kunden in Handwerk und Baunebengewerbe von modernster KI-Technologie auf Enterprise-Niveau“, sagt Jörg Bilz, Geschäftsführer bei der pds GmbH.

„Die Leistungsfähigkeit von smart INVOICE differenziert uns im Wettbewerb enorm.“

Aktuell verarbeitet pds für seine Kunden pro Jahr rund 3 Millionen Rechnungen mit teilweise erheblichen Seitenzahlen effizient und weitgehend automatisiert mit smart INVOICE. Die Tendenz ist stark steigend. Im Sommer 2023 plant das Unternehmen den Umstieg auf den Insiders Cloud Service für smart INVOICE und profitiert dann von noch einfacherer Skalierung, schnellerer Verfügbarkeit von technischen Innovationen und stets optimaler Konfiguration durch den Hersteller.