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BASF
BASF ist eines der weltweit führenden Chemieunternehmen und steht für Chemie für eine nachhaltige Zukunft. Rund 111.000 Mitarbeitende in der BASF-Gruppe tragen täglich zum Erfolg von Kunden aus nahezu allen Branchen und in fast allen Ländern der Welt bei. Das Einkaufsvolumen des Konzerns beläuft sich auf mehr als 30 Milliarden Euro jährlich – bei rund 70.000 Lieferanten weltweit.
Für die Verarbeitung der daraus resultierenden rund 3,5 Millionen Eingangsrechnungen pro Jahr aus mehr als 80 Ländern setzt BASF auf den Cloud Service e-invoice pro (ehemals smart INVOICE) von Insiders Technologies. Die Lösung ermöglicht eine vollständig automatisierte Beleglesung in hoher Datenqualität – die Grundlage für eine durchgängige Dunkelverarbeitung im SAP-System.
Branche
Chemie / Global Operations
Produkt
e-invoice pro
Volumen
3,5 Mio. Rechnungen p. a. /
ca. 10 Mio. Seiten
„Unser Prozess war vom Ablauf her bereits weitgehend optimiert. Uns war deshalb klar, dass wir für die weitere Steigerung der Effizienz auf neue Technologien aus dem Feld der Künstlichen Intelligenz setzen müssen, um mehr Automatisierung zu erreichen. Die intelligenten Cloud Services von Insiders Technologies und speziell e-invoice pro für die Rechnungsverarbeitung haben uns schnell mit ihrem innovativen Konzept und besten Leistungen überzeugt."
Rita Lampasona-Hornung
Head of Accounts Payable EMEA, BASF
Projekt im Überblick
Was war die
Ausgangssituation?
- Rund 3,5 Millionen Eingangsrechnungen pro Jahr als PDF oder Papierdokument aus mehr als 80 Ländern
- Vielfalt an Sprachen, Schriftsätzen (arabisch, kyrillisch, asiatisch) und Kalendersystemen erschwerte die automatisierte Verarbeitung
- Beliebige Layouts, schlechte Papierqualität und handschriftliche Ergänzungen erhöhten den manuellen Aufwand
- Auslaufen des Vertrags mit der bisherigen Extraktionslösung bot Anlass, den Automatisierungsgrad grundlegend zu steigern
- BASF hatte bereits die Auszeichnung „World-Class" für Prozesseffizienz erhalten – weiteres Potenzial lag in der technologischen Weiterentwicklung
Warum die Entscheidung
für Insiders?
- Umfangreiche Marktsondierung und formale Ausschreibung führten zu Insiders Technologies als bevorzugtem Anbieter
- Layout-unabhängige Erkennung durch KI ohne komplexe Regelwerke – entscheidend bei der Vielzahl an Lieferanten und Formaten
- Überzeugender Proof-of-Concept mit besten Erkennungsleistungen
- Tiefe Validierungsmöglichkeiten: interne Plausibilitätsprüfung sowie Abgleich mit SAP-Stammdaten und Bestellinformationen
- Cloud Service mit ISO/IEC 27001-zertifiziertem Rechenzentrum in Deutschland schafft notwendiges Vertrauen
- Hohe Benutzerfreundlichkeit ermöglichte schnelle Einarbeitung von rund 400 Nutzern in drei Service Hubs weltweit
Wie wurde die Lösung umgesetzt?
- Konzeption, Planung, Umsetzung und globaler Rollout in weniger als zehn Monaten – mit festem Abschlussdatum 15. Oktober für den Jahresabschluss
- Erstmaliger Einsatz einer Full-Cloud-Lösung mit Integration zum ERP sowie KI in einem P2P-Projekt bei BASF
- Agile Projektmethode mit starker Parallelisierung: In einer Woche wurden allein 40 Ländergesellschaften gleichzeitig umgestellt
- Rollout in drei Service Hubs (Berlin, Montevideo, Kuala Lumpur) in weniger als drei Monaten
- Interdisziplinäres Kernteam von 20 bis 30 Personen bei BASF und Insiders Technologies mit vollem Management-Backing
- Intensives Change-Management und Schulungen zum Verständnis der KI-Funktionsweise für alle Nutzer
Wie kann der Erfolg
gemessen werden?
- Prozesslaufzeit für Rechnungen um mehr als 50 % reduziert
- 40 FTE an Aufwand durch Automatisierung eingespart
- Mehr als 60 Felder im Rechnungskopf und über 20 Felder auf Positionsebene werden heute vollständig ausgelesen
- Vollautomatische Erkennungsraten von 100 % oder knapp darunter über die gesamte Bandbreite an Feldern
- Deutlich gesteigerter Anteil an Belegen mit Dunkelverarbeitung in SAP (Auto-Posting)
- Kontinuierliche Optimierung der Kenngrößen durch das integrierte Business-Analytics-Tool smart ACT
Was sind die nächsten Schritte?
- Pilotierung weiterer Anwendungsgebiete im P2P-Prozess, z. B. Verarbeitung von Auftragsbestätigungen
- Kontinuierliche Überwachung und datengetriebene Verbesserung der Effizienz durch smart ACT
- Erschließung weiterer Einsatzmöglichkeiten im Order-2-Cash- und Purchase-2-Pay-Prozess