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Phoenix Contact
Phoenix Contact ist ein globaler Spezialist für industrielle Elektrotechnik, Elektronik und Automation. Seit 1923 entwickelt das Familienunternehmen mit Stammsitz im nordrhein-westfälischen Blomberg Produkte zur Verbindung, Verteilung und Steuerung von Energie- und Datenflüssen. Zur Unternehmensgruppe gehören mehr als 50 eigene Gesellschaften mit weltweit rund 22.000 Mitarbeitenden. Im Jahr 2022 erzielte Phoenix Contact einen Umsatz von 3,6 Milliarden Euro.
Täglich gehen mehr als eintausend Aufträge als PDF über verschiedene Kanäle ein – viele davon mit mehreren hundert Bestellpositionen. Mit den Produkten Order (ehemals smart ORDER) und e-invoice pro (ehemals smart INVOICE) von Insiders Technologies hat Phoenix Contact einen durchgängig digitalisierten Workflow für Bestellannahme, Rechnungsverarbeitung und Archivierung geschaffen. Mehr als 90 Prozent der in das SAP-System übertragenen Daten können dabei im Dunkeln verarbeitet werden.
Branche
Industrielle Elektrotechnik / Automation
Produkt
Order | e-invoice pro
Volumen
>1.000 Aufträge/Tag als PDF
„Wir können die Lösung von Insiders Technologies empfehlen. Wir haben jetzt ein einheitliches Tool, das von allen Mitarbeitenden genutzt werden kann und unsere Prozesse beschleunigt."
Stefan Kirchhoff
Digital Processes and Solutions, Phoenix Contact GmbH & Co. KG
Projekt im Überblick
Was war die
Ausgangssituation?
- Täglich mehr als eintausend eingehende Aufträge als PDF – teils mit hunderten Bestellpositionen
- Manuelle Abwicklung sämtlicher Bestellungen inklusive Dateneingabe in SAP war zeitaufwendig und fehleranfällig
- Bestellinformationen standen erst nach manueller Erfassung in SAP zur Verfügung – Nachverfolgung und Berichtswesen entsprechend umständlich
- Individuelle Kundenkonfigurationen als Wettbewerbsvorteil von Phoenix Contact stellten zusätzliche Anforderungen an die Automatisierung
- Globale Organisation mit mehr als 50 Gesellschaften erforderte eine einheitlich einsetzbare, mehrsprachige Lösung
Warum die Entscheidung
für Insiders?
- smart ORDER überzeugte als beste Lösung am Markt durch umfassende Möglichkeiten zur individuellen Erweiterung und Konfigurierbarkeit
- Freiformansatz ermöglicht intelligenten Abgleich mit Kundenstamm- und Artikeldaten – unabhängig von Format und Platzierung der Informationen
- Selbstlernende Software löst Unschärfen und unterschiedliche Schreibweisen ohne zusätzlichen Pflegeaufwand auf
- Gleiche technische Basis von Order und e-invoice pro schafft Synergien im Know-how-Aufbau und Betrieb
- Kompetente kaufmännische und technische Beratung sowie schneller Support
Wie wurde die Lösung umgesetzt?
- Aufbau einer homogenen Systemlandschaft aus Order (Bestellverarbeitung), e-invoice pro (Rechnungsverarbeitung) und Doxis (Archivierung) – vollständig integriert in SAP
- Stufenweiser internationaler Rollout in Tranchen von drei bis vier Gesellschaften pro Jahr
- Template-Ansatz: Key User in einem Land schulen Key User in anderen Ländern – mit wenig Aufwand größtmögliche Verbesserung erzielen
- Kontinuierliche Verbesserung durch regelmäßige Evaluationsrunden zur Prozessoptimierung
Wie kann der Erfolg
gemessen werden?
- Mehr als 90 % der in SAP übertragenen Daten werden dunkel verarbeitet
- Taggleiche Bestellabwicklung ist heute die Regel statt die Ausnahme
- Deutlich reduzierter Aufwand für die Nachbearbeitung von Belegen
- Reduzierte Fehleranfälligkeit: Unsicherheiten in der Erkennung werden den Mitarbeitenden farbig markiert zur Prüfung angezeigt
- Höhere Arbeitssicherheit und -zufriedenheit durch klare Transparenz über den Verarbeitungsstatus
Was sind die nächsten Schritte?
- Ausweitung der smart-Komponenten auf weitere Belegarten
- Einführung einer Merkmalsmatrix zur automatischen Prüfung, ob ausgewählte Bestellkomponenten valide sind
- Migration der bestehenden On-Premises-Infrastruktur in die Cloud geplant
- Fortsetzung des stufenweisen internationalen Rollouts auf alle verbleibenden Gesellschaften der Unternehmensgruppe