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Schäfer Werke | Schäfer Shop
Schäfer Werke und Schäfer Shop sind zwei eigenständig agierende Unternehmen der Schäfer Familienunternehmen mit unterschiedlichen Geschäftsfeldern und gemeinsamer IT-Infrastruktur. Während Schäfer Werke mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden ein führendes Unternehmen der Stahlverarbeitung mit Fertigungsstandorten in Deutschland und Tschechien ist, bietet Schäfer Shop mit 650 Mitarbeitenden seinen Kunden in neun Ländern hochwertige Möbel und Komplettausstattung für Büro, Lager und Betrieb.
Beide Unternehmen setzen gemeinsam auf die Produkte e-invoice pro (ehemals smart INVOICE) und Order (ehemals smart ORDER) von Insiders Technologies als universelle Plattform für die KI-basierte Automatisierung ihrer Belegprozesse. Jährlich werden so mehr als 330.000 Eingangsrechnungen und 150.000 Aufträge weitgehend automatisiert verarbeitet – über alle Kanäle und in mehreren Ländern.
Branche
Stahlverarbeitung / Handels- und Büroausstattung
Produkt
e-invocie pro | Order
Volumen
>330.000 Rechnungen + 150.000 Aufträge p. a.
„Uns war wichtig, eine flexible Plattform zu erhalten, mit der wir alle aktuellen und zukünftigen Anforderungen an das Beleg-Handling abdecken können. Mit der Produktpalette von Insiders Technologies fühlen wir uns sehr gut gerüstet: sowohl im Purchase-to-Pay als auch im Order-Management haben wir damit hervorragende Lösungen – sozusagen das Beste aus beiden Welten. Bisher sind wir noch nicht an Grenzen der Plattform gestoßen und erwarten das auch nicht."
Patrick Schuster
Solution Architekt Digital Process Integration, Schäfer Shop Group GmbH & Co. KG
Projekt im Überblick
Was war die
Ausgangssituation?
- Große Bandbreite an Prozessen und Dokumentenklassen: kaufmännische, administrative und technische Belege in beiden Unternehmen
- Hohes Belegaufkommen: mehr als 330.000 Eingangsrechnungen und 150.000 Aufträge pro Jahr
- Allgemeiner Posteingang mit mehr als 20 Dokumentenklassen – über Kanäle wie E-Mail, Fax und Papier
- Auftragsannahme im Handelsgeschäft besonders zeitkritisch
- Internationalität mit unterschiedlichen Sprachen, Währungen und Länderspezifika
- Integration in SAP als führendes System für Kernprozesse erforderlich
Warum die Entscheidung
für Insiders?
- Gezielter Marktvergleich mit dem Ziel, eine universell einsetzbare Plattform für alle aktuellen und künftigen Belegprozesse zu finden
- e-invocie pro und Order boten eine optimale Basis für alle Anforderungen der Cognitive Process Automation – kaufmännisch wie technisch
- Überzeugung, dass ein Eingangsdokument maximal einmal manuell angefasst werden sollte, wenn keine vollständig maschinelle Verarbeitung möglich ist
- Starkes Zusammenspiel mit der SAP-Systemlandschaft inkl. rund 2 Millionen Kundenstammsätzen
Wie wurde die Lösung umgesetzt?
- Schrittweise Erweiterung: Start mit Eingangsrechnungsverarbeitung, Ausweitung auf den gesamten Posteingang von Schäfer Shop, später Anbindung technischer Dokumentenklassen bei Schäfer Werke
- Multikanal-Posteingangsverarbeitung für Schäfer Shop Deutschland und Schweiz über E-Mail, Fax und Papier
- Verarbeitung von rund 150.000 Aufträgen p. a. mit Order sowie rund 250.000 Eingangsrechnungen mit e-invoice pro bei Schäfer Shop
- Zusätzliche Verarbeitung von rund 40.000 Werks- und Materialprüfungszeugnissen bei Schäfer Werke
- Regelmäßige Projektzusammenarbeit über die Professional Services von Insiders Technologies mit festem Ansprechpartner
Wie kann der Erfolg
gemessen werden?
- Bis zu 85 % vollständig automatisierte Verarbeitung der Belegfelder
- Erheblicher Gewinn an Effizienz und Qualität im Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozess
- Auftragseingang in Echtzeit verfolgbar – Reporting-Intervall von 15 Minuten ermöglicht schnelle Reaktion auf Lastspitzen
- Hohe Nutzerzufriedenheit: Routineaufgaben wie Datenerfassung, Plausibilisierung und Validierung werden zuverlässig von der Lösung übernommen
- Alle bisherigen Projekte wurden in Time und in Budget abgeschlossen
Was sind die nächsten Schritte?
- Einführung der vollständigen Posteingangsverarbeitung auch in Österreich geplant
- Weitere Automatisierung zusätzlicher Dokumentenklassen – sowohl im kaufmännischen als auch im technischen Bereich