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RWE
RWE gehört zu den führenden Energieunternehmen Europas und ist international unter anderem in Großbritannien, Belgien, Österreich, den Niederlanden, den USA und Taiwan vertreten. Gegründet 1898 als Rheinisch-Westfälisches Elektrizitätswerk in Essen, sieht sich der Konzern als Gestalter und Schrittmacher der grünen Energiewelt – und treibt den Fortschrittsgedanken auch intern voran, indem Prozesse vereinfacht und effektiver gestaltet werden.
Für die Optimierung papierbasierter HR-Prozesse setzt RWE in Deutschland auf die Mobile Applications von Insiders Technologies. Mitarbeitende können HR-Dokumente wie Krankmeldungen oder Fortbildungsbescheinigungen per Smartphone digital einreichen. Die dahinterliegende KI klassifiziert und extrahiert Daten automatisiert und leitet sie an die zuständigen Stellen weiter.
Branche
Energie / HR Shared Services
Produkt
Mobile Applications | OmnIA | OvAItion
Volumen
160 Dokumentenklassen /
5.000 registrierte Nutzende
„Die App von Insiders ist intuitiv bedienbar und perfekt in unsere bestehenden Prozesse integriert. Die Mitarbeitenden reichen die Dokumente innerhalb weniger Minuten mit dem Smartphone ein und haben den Vorgang sofort aus dem Kopf. So stellen wir uns guten Service vor."
André Klingenberg
HR Shared Service Center RWE, RWE Power AG
Projekt im Überblick
Was war die
Ausgangssituation?
- Rund 14.000 Mitarbeitende in Deutschland an sehr unterschiedlichen Standorten – häufig ohne regelmäßigen Zugang zu Büroinfrastruktur
- Viele Mitarbeitende ohne PC oder Laptop – Kommunikation und HR-Prozesse dadurch erschwert
- Papierbasierte HR-Prozesse mit Einreichung per Post oder persönlich führten zu langen Bearbeitungszeiten und hohem administrativem Aufwand
- Unterschiedliche Bedürfnisse von Technikerinnen in Kraftwerken, Serviceingenieuren auf Offshore-Anlagen und Verwaltungsmitarbeitenden erfordern passgenaue Kommunikations- und HR-Lösungen
Warum die Entscheidung
für Insiders?
- Bewährte Insiders-KI im zentralen Posteingang des Konzerns – Synergien durch nahtlose Integration der Mobile App mit bestehender Klassifikations- und Extraktionsstrecke
- Modulares Mobile-Portfolio ermöglicht maßgeschneiderte App-Lösung für die Mitarbeitenden
- Höchster Datenschutz und Erfahrung im Umgang mit sensiblen Daten (u. a. Krankenversicherungsumfeld) schufen das notwendige Vertrauen
- Lösung ist auf internationalen Einsatz vorbereitet
Wie wurde die Lösung umgesetzt?
- Mitarbeitende fotografieren HR-Dokumente (u. a. Krankmeldungen, Arbeitsnachweise, Fortbildungsbescheinigungen, PKV-Bescheinigungen) per Smartphone und übermitteln sie sicher an HR
- App steht auch Mitarbeitenden ohne Firmengeräte über iOS- und Android-App-Stores auf privaten Smartphones zur Verfügung
- Automatisierte Zuordnung zu rund 160 Dokumentenklassen sowie Datenextraktion und Übergabe an Folgesysteme
- Integration in bestehende Systemlandschaft und HR-Prozesse zur durchgängigen Digitalisierung der Bearbeitung
Wie kann der Erfolg
gemessen werden?
- Mehr als 5.000 registrierte Nutzende innerhalb weniger Monate
- Rund 160 Dokumentenklassen werden sicher erkannt und verarbeitet
- Bearbeitungszeiten erheblich reduziert durch Wegfall von Postlaufzeiten und manueller Datenerfassung
- Höhere Verlässlichkeit und Automatisierung durch KI-gestützte Klassifikation und Extraktion
- Entlastung der HR-Abteilung beugt Personalengpässen vor
Was sind die nächsten Schritte?
- Erweiterung der Lösung auf internationale Standorte geplant
- Weiterer Ausbau moderner, KI-gestützter HR-Services über die Mitarbeitenden-App