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thyssenkrupp Materials Services
thyssenkrupp Materials Services ist der größte werksunabhängige Werkstoffhändler und -dienstleister der westlichen Welt. Mit rund 380 Standorten in mehr als 30 Ländern bietet das Unternehmen eine einzigartige Vielfalt an Werkstoffen, Rohstoffen und Dienstleistungen – in Summe mehr als 150.000 Produkte. Rund 15.900 Mitarbeitende betreuen mehr als 250.000 Kunden weltweit.
Um Anfragen und Bestellungen auch in freier Form – als frei formulierte E-Mail oder angehängtes Dokument – effizient entgegenzunehmen, setzt thyssenkrupp Materials Services auf smart ORDER von Insiders Technologies. Im Geschäftsjahr 2021/22 wurden damit mehr als 1,5 Millionen Positionen verarbeitet – in zehn Gesellschaften, an mehr als 80 Standorten in neun Ländern.
Branche
Werkstoffhandel / Industrie
Produkt
smart ORDER
Volumen
>1,5 Mio. Positionen p. a.
„Kundenfreundlichkeit bedeutet für uns auch, den Kunden nicht auf EDI oder Shop zu zwingen, sondern seine Anfragen und Bestellungen auch per E-Mail oder Dokument anzunehmen und schnellstens zu verarbeiten. Mit smart ORDER können wir die bestehende Heterogenität effizient meistern."
Dr.-Ing. Arne Conrad
Digital Technology Office, thyssenkrupp Materials Services
Projekt im Überblick
Was war die
Ausgangssituation?
- Hohes Volumen an eingehenden Anfragen und Bestellungen via formloser E-Mail oder als strukturiertes Dokument – von mehr als 250.000 Kunden in mehr als 30 Ländern
- Bestellungen oft ohne eindeutige Artikel-IDs und in völlig variabler Form und Struktur
- Manuelle Bestellannahme, Bearbeitung und Übertragung in das ERP sehr aufwendig und langwierig
- Wertvolle Vertriebszeit wurde für weniger wertschöpfende Routineaufgaben statt für individuelle Kundenbetreuung verwendet
- Lösung musste in komplexer Organisation mit zehn Gesellschaften, mehr als 80 Vertriebsbüros in neun Ländern und fünf Sprachen funktionieren
Warum die Entscheidung
für Insiders?
- Umfassende Evaluation führte zum Proof-of-Concept mit smart ORDER
- Überzeugung durch Leistungsfähigkeit bei der Erkennung von Informationen innerhalb heterogenster und wenig strukturierter Dokumente
- Enge, lösungsorientierte Zusammenarbeit zwischen IT, Business und Produktexperten von Insiders Technologies
- Nahtlose Integration in das SAP ERP-System
Wie wurde die Lösung umgesetzt?
- Agiles Vorgehen: Pilotversion für ein Vertriebsbüro in acht Wochen, deutschlandweiter Rollout nach weiteren sechs Wochen
- Enge Abstimmung zwischen Fachanwendern, Digital Technology Office, der Digitalgarage von thyssenkrupp Schulte und Insiders Technologies
- Schulung der Nutzenden über Trainingssessions, Bedienungsanleitungen, Videos und FAQs – auch unter Pandemie-Bedingungen
- Dediziertes Team aus Datenanalysten, Prozessexperten und Produktspezialisten für kontinuierliche wöchentliche Verbesserungsrunden
- Change-Management-Begleitung mit anschaulicher Kommunikation des Nutzens und einer dedizierten Microsoft-Teams-Community
Wie kann der Erfolg
gemessen werden?
- Mehr als 1,5 Millionen Positionen im Geschäftsjahr 2021/22 mit smart ORDER verarbeitet
- Spürbare Senkung der Durchlaufzeit in der Bestellbearbeitung
- Deutliche Reduktion manueller Eingriffe gegenüber dem früheren Prozess
- Mehr als 600 Nutzende an über 80 Standorten in neun Ländern arbeiten täglich mit der Lösung
- Kontinuierliche Verbesserung der Erkennungsleistung durch wöchentliche Analyse- und Optimierungsrunden mit Power BI Reports
Was sind die nächsten Schritte?
- Automatische Prüfung von Auftragsbestätigungen: neuer Use Case bereits in der Umsetzung
- Automatische Verarbeitung von Materialzeugnissen: weiterer Use Case ebenfalls in der Umsetzung
- Erschließung weiterer Anwendungsgebiete für KI-basierte Prozessautomation auf Initiative der Fachseiten