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pds GmbH
Die pds GmbH entwickelt seit fast 50 Jahren digitale Lösungen für Handwerk und Bau. Die umfassende Branchensoftware deckt alle handwerklichen und betriebswirtschaftlichen Prozesse ab – von Kalkulation, digitalem Einkauf und Lagerverwaltung über Ressourcenplanung und Servicegeschäft bis hin zu Aufmaß, Abrechnung sowie einem vollumfänglichen Finanz- und Personalwesen. Bereits über 45.000 Anwender organisieren mit pds Software ihre Geschäftsabläufe ganzheitlich und digital.
Mit der Integration von e-invoice pro (ehemals smart INVOICE) von Insiders Technologies in ihre ERP-Lösung erschließt pds ihren Kunden im Bauhaupt- und Baunebengewerbe die Vorteile KI-basierter Prozessautomation. Aktuell werden rund 3 Millionen Kreditorenrechnungen pro Jahr weitgehend automatisiert verarbeitet – mit stark steigender Tendenz.
Branche
Software / ERP für Handwerk und Bau
Produkt
e-invoice pro
Volumen
ca. 3 Mio. Kreditorenrechnungen p. a.
„Die Leistungsfähigkeit von smart INVOICE differenziert uns im Wettbewerb enorm: Durch die intelligente Beleglesung werden die Vorteile KI-basierter Automatisierung für unsere Kunden in jeder Demo sofort greifbar."
Jörg Bilz
Geschäftsführer, pds GmbH
Projekt im Überblick
Was war die
Ausgangssituation?
- Hohes Aufkommen an Kreditorenrechnungen im Handwerk – durch Kommissionierungen und viele Positionen in Anzahl und Seitenumfang erheblich
- Manuelle Verarbeitung dieser Belegmengen wird schnell zum Flaschenhals und verzögert die eigene Rechnungsstellung an den Kunden
- Verspätete Zahlung von Lieferantenrechnungen führt zum Verlust vereinbarter Skontoerträge
- Heterogenität der Belege in Gestaltung und Umfang erschwert eine standardisierte Verarbeitung
Warum die Entscheidung
für Insiders?
- Die Qualität der Beleglesung entscheidet über den gesamten Automatisierungsgrad – pds suchte gezielt das technologisch führende Produkt am Markt
- e-invoice pro überzeugte mit bestmöglichen Erkennungsraten, Layout-Unabhängigkeit sowie einfacher Einrichtung und kontinuierlichem Self-Learning
- Flexibles Lizenzmodell als OEM oder cloudbasierter SaaS passt sich passgenau auf jede Kundengröße an
- Partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe und kurze, direkte Kommunikationswege mit dem deutschen Hersteller
Wie wurde die Lösung umgesetzt?
- Vollständige Integration von e-invoice pro in die pds ERP-Lösung mit eingebetteter Bearbeitungsmaske zur visuellen Validierung
- Automatisches Auslesen aller relevanten Rechnungsdaten: Kreditor, Rechnungsnummer und -datum, Bestellbezüge, Kostenstellen, Steuersätze, Summen und Positionsdaten
- Plausibilitätsprüfung und Abgleich mit Bestell- und Wareneingangsdaten direkt im ERP-System
- Unterstützung elektronischer Rechnungsformate wie ZUGFeRD und X-Rechnungen
- Self-Learning: Bei neuen Lieferanten benötigt das System lediglich bei den ersten Eingängen Unterstützung und liefert anschließend hochqualitative Ergebnisse
Wie kann der Erfolg
gemessen werden?
- 85 % und mehr der Kreditorenrechnungen werden bei pds-Kunden vollautomatisch verarbeitet und gebucht
- Rund 3 Millionen Rechnungen pro Jahr werden KI-gestützt verarbeitet – Tendenz stark steigend
- Erhebliche Reduktion des manuellen Aufwands in der Verarbeitung, Prüfung und Freigabe von Kreditorenrechnungen
- Messbarer Zugewinn durch konsequente Nutzung von Skonto- und Projektkonditionen
- Deutliche Verbesserung des Cashflows durch zeitnahe Rechnungsstellung an den Endkunden
Was sind die nächsten Schritte?
- Umstieg auf den Insiders Cloud Service für e-invoice pro geplant – für noch einfachere Skalierung, schnellere technische Innovationen und stets optimale Konfiguration durch den Hersteller
- Prüfung des Einsatzes weiterer Komponenten aus dem Produktportfolio von Insiders Technologies